Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas Selama Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Siklus Pengeluaran: Tujuan Utama

Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Sikklus Pengeluaran: Keputusan-keputusan penting

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
• Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
• Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
• Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?
• Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?
• Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

urutan materi Sistem Informasi Akuntansi

1. Tinjauan Sekilas Sistem Informasi Akuntansi
2. APAKAH SIA ITU ? MENGAPA MEMPELAJARI SIA ?
3. Proses Bisnis Tinjauan Menyeluruh Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
4. apa itu E-Business? Penjelasan Model, Pengaruh, E-Business dan ASP-ASP
5. Pembuatan Model Data dan Desain Database pada Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
6. Pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi terhadap Ancaman-ancaman atas SIA
7. Pengendalian Sistem Informasi Berdasarkan Komputer berdasarkan Empat Prinsip Keandalan Sistem
8. Penipuan dan Pengamanan Komputer Dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Audit Sistem Informasi Berbasis Komputer pada Sistem Informasi Akuntansi
10. Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas pada proses Sistem Informasi Akuntansi
11. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas Selama Dalam Sistem Informasi Akuntansi
12. Siklus Produksi untuk proses Sistem Informasi Akuntansi
13. Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia - Sistem Informasi Akuntansi
14. Sistem Buku Besar dan Pelaporan pada Sistem Informasi Akuntansi
15. Berbagai Strategi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran:

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
3. Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]): Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

• MRP (material requirement planning) - Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
• JIT (just in time) - Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?

• Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
• Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen-dokumen dan  prosedur-prosedur: Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

• Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
• Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
• Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
• Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Apakah keputusan penting itu ?

• Menetukan pemasok (vendor)

Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini ?

• Harga, kualitas bahan baku
• Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
  - Memutuskan apakah menerima pengiriman
  - Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.

• Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
• Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

1. Sistem tanpa voucher
2. Sistem Voucher

Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok).  Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui      

• Kasir menyetujui faktur
• Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
• Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Kebutuhan Informasi

Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

• Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
• Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
• Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
• Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
• Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

• Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
• Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
• Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
• Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:

• Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
• Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
• Valid, otorisasi transaksi dicatat.
• Transaksi dicatat secara akurat.
• Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
• Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.

Apakah ancaman-ancaman itu ?

• Mencegah kehabisan dan atau kelebihan persediaan
• Meminta barang yg tidak dibutuhkan
• Membeli dengan harga yg dinaikkan
• Membeli barang berkualitas rendah
• Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
• Komisi (kickbacks)
• Menerima barang yang tidak dipesan
• Membuat kesalahan dalam penghitungan
• Mencuri persediaan
• Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
• Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
• Kehilangan data

Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?

• Sistem pengendalian persediaan
• Analisis kinerja pemasok
• Persetujuan permintaan pembelian
• Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
• Konsultasi daftar harga 
• Pengendalian anggaran
• Gunakan daftar pemasok yang disetujui
• Persetujuan pesanan pembelian
• Pemesanan pembelian sebelum penomoran
• Larangan hadiah dari para pemasok
• Insentif ke semua rekening pengiriman
• Pengendalian akses phisik
• Cek ulang akurasi faktur
• Pembatalan pengepakan voucher

Model Data Siklus Pengeluaran

Penggabungan model data REA kedua-duanya (both) data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional lain. Apakah contoh-contohnya?

• Tanggal dan jumlah tiap pembelian
• Information tentang dimana barang-barang disimpan
• Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman

Model Data Siklus Pengeluaran

Diagram REA Partial Siklus Pengeluaran

Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu. Mengapa ?

1. Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu.
2. Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.

Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ?

1. Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengiriman terpisah untuk memenuhi satu pesanan pembelian.
2. Lain waktu, para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman.
3. Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal.