Tempat dan lingkungan kerja di abad 21

seminar manajemen sumber daya manusia

Disusun oleh:

Hamzah Denny Subagyo, SE., SH., MM., MH.

untuk perkuliahan Seminar Manajemen SDM di FE Universitas Narotama 

Tempat dan lingkungan kerja di abad 21

• Pengelolaan sdm global
• Referensi : 
• Msdm buku ii, gary dressler,  2007 hal 323-348 
• Global paradox, john naisbitt, 1994, hal 158-193
• Hr and personnel mngt, william b. Werther, jr. And keith davis, 1996, hal 61-63
• Wikipedia ensiklopedi

Objective 

• Setelah sessi ini mahasiswa mengenal struktur dan infrastruktur organisasi non-tradisional alternatif yang ada pada abad 21
• Mengetahui small office home office, dan virtual office
• Mengenal knowledge management dan learning organizations

Pendapat pakar

Tantangan manajemen pada abad ke-21 adalah berkaitan dengan "knowledge worker", yang memerlukan paradigma manajemen baru, strategi baru, pemimpin perubahan, tantangan informasi, produktivitas pegawai berbasis pengetahuan, dan kemampuan mengelola diri sendiri (drucker, 1999).

Peter senge (1994) menyatakan bahwa ke depan keadaan berubah dan berkembang dari detail complexity menjadi dynamic complexity. Interpolasi perkembangan sebagai dasar perkiraan masa depan, menjadi sulit bahkan sering salah, bukan saja karena parameter perubahan menjadi sangat banyak, tetapi juga karena sensitivitas perubahan yang terjadi  dalam lingkup yang luas, dan masing-masing perubahan menjadi sulit diperkirakan. 

Management functions and behavior interrelated with environmental dimensions influence organizational performance and results

Ciri-ciri abad 21

• Teknologi informasi : konvergen, digital, internet
• Jarak tidak menjadi ancaman, justru menjadi peluang
• Globalisasi, borderless, tata laku universal
• Management style : managing from every where and every time. 
• Desentralisasi, franchise business, international (business) law
• Hyper competitions dan coopetitions
• Perubahan cepat dlm knowledge, setiap saat harus mengikuti learning process.

Teknologi informasi : konvergen, digital, internet

• Smart private automatic branch exchange (s-pabx)
• Integrated services digital network (isdn)
• Internet services
• Audio visual/grafis, teleconference
• Call center
• Datas bank

Globalisasi

Istilah globalisasi sesungguhnya secara sederhana dipahami sebagai suatu proses pengintergrasian ekonomi nasional bangsa-bangsa ke dalam suatu sistem ekonomi global.(hasan mustafa,2001)

Sistem ekonomi global dewasa ini telah membuat sekitar satu milyar dari 5,8 milyar penduduk dunia terintegrasi melalui produk dan pasar. Kapasitas atau kompetensi mengantisipasi perubahan tersebut kini menjadi faktor pembeda antara kepemimpinan dengan manajemen. Organisasi agar berhasil harus mampu dan mau melakukan perubahan sesuai dengan perubahan kondisi lingkungan strategiknya (internal maupun eksternal).

Proyek globalisasi terjadi ketika disetujuinya pemberlakuan secara global suatu mekanisme perdagangan melalui penciptaan kebijakan “free trade”, dalam bulan april tahun 1994. Perjanjian tersebut dikenal dengan nama gatt (general agreement on tariff and trade). Kesepakatan itu dibangun di atas asumsi bahwa sistem perdagangan yang terbuka lebih menguntungkan bagi semua pihak dibanding dengan sistem yang protektif. Artinya melalui persaingan bebas maka organisasi-organisasi perdagangan akan senantiasa mengelola kegiatannya dengan prinsip efektif dan efisien. 

        Tahun 1995 didirikan satu organisasi yang bertugas mengawasi proses perdagangan dunia, namanya adalah wto (world trade organization). Sejak pendiriannya, wto telah mengambil alih tugas-tugas gatt. Organisasi ini melayani “komplain” yang diajukan oleh anggotanya. ( ingat komplain jepang terhadap kebijakan pemerintah indonesia dalam kasus mobil timor – hasilnya, indonesia kalah). 

        Jika wto adalah forum kesepakatan perdagangan tingkat global, di tingkat regional forum serupa untuk menetapkan perdagangan juga didirikan, maka aliansi ekonomi regional bermunculan. Nafta (north american free trade agreement), europian community, afta (2003) asian free trade agreement), sijori (singapore, johor, riau) dll.

(mansour fakh, sesat pikir : teori pembangunan dan globalisasi, 2001)

Salah satu dampak globalisasi dapat berupa bentuk-bentuk proteksionisme baru. Meskipun batas-batas negara, perdagangan bebas pada tahun 2003 ini mulai diberlakukan, namun demikian bentuk-bentuk proteksionisme (yang tidak kelihatan) akan muncul.Dampak negatif globalisasi lainnya atau lebih tegas lagi merupakan ancaman yaitu ancaman terhadap budaya bangsa; lunturnya identitas bangsa; lunturnya batas-batas negara/bangsa; dan ancaman-ancaman organisasional lainnya

Borderless dan tatalaku universal

• Munculnya nilai-nilai baru tanpa batas. Apakah itu batas negara formal, batas bangsa, suku, agama, bahkan usia.
• Nilai-nilai baru ini menjadi tatalaku universal yang menjadi “agreement” dalam proses interaksi keseharian.
• Pentingnya knowledge yang harus dikelola dengan smart dan diperoleh melalui learning organizations yang sustainable.
• Managing from every where and every time
• Telework, telecommuter, work-at-home, home agents, telemarketers,
• Soho (small office home office)
• Virtual office, cyber office
• One stop totally solutions, call center, contact center, less physical contact services
• Availability (ketersediaan) dan reliability (kehandalan)

Virtual office (wikipedia)

• A virtual office is a combination of off-site live communication and address services that allow users to reduce traditional office costs while maintaining business professionalism.
• The first commercial application of a virtual office in the uk was in 1992 when "the virtual office® group" was founded by entrepreneur richard nissen as a solution for small businesses struggling during the british recession. The first instance in the us occurred in 1994, when ralph gregory founded “the virtual office, inc" now known as intelligent office, in boulder, colorado.

Communications services

• Remote receptionist a team of workers in an office environment working remotely, using high-tech computer telephone integration software, to replace a traditional receptionist.
• Virtual assistant a virtual assistant is often a “lone eagle” working from home, who rarely meets their clients face-to-face. A virtual assistant typically has no access to cti software. Rates run $15 an hour and up.
• Answering services/call centers operate from a centralized location for the purpose of receiving and transmitting a large volume of requests by telephone. Users lament problems of security, impersonal staff  with high turnover, language barriers, translation errors and a less-than-professional image.
• Voicemail  is a low-cost technology that stores voice messages electronically. In customer service applications, voicemail has limitations. Used for customer service, voicemail has become synonymous with frustration. The complaints are legion and have inspired spoofs on the voicemail experience.

Space services

• Professional address – a prestigious building to be used as the business address. A professional address alleviates the privacy and personal security concerns of running a home-based business. A user can expand into new markets by utilizing a provider with multiple locations to establish a professional presence in the desired growth markets.
• Mailing address – the professional address can be used for accepting, sending & forwarding mail without the connotations of a po box. Under us law, a po box is to be clearly indicated and so not condusive for most corporate entities in this regard. Some vo providers offer 24/7 access to individually assigned and locked mailboxes. This allows the staff of a vo user to have a centralized location as a convenient vehicle for the secure transfer of paper documents 24/7. A mail-only provider may be subject to usps cmra regulations.
• Reception courtesies – receptionists at the business address can receive and sign for incoming overnights, deliveries, packages and provide document drop-off/pick-up services. On-site witnesses and notaries may be available, depending on the provider.
• Business meeting space – the on-demand use (hourly, daily or weekly) of conference rooms and offices for meetings.
• Casual workspace – as an alternative to the distractions of co-working or the interruptions of a home office, office space is available on an occasional or “drop-in” basis, either hourly, daily or monthly.
• Executive suite – a small percentage of  vo users lease space full-time time.
• On-site amenities – a full-service virtual office will provide broadband internet, fax-copier-printer, advanced phone features, conference calling, video conferencing, kitchenette and a business-worthy lobby/waiting area.

A virtual office blends home and work to gain efficiencies in both. Office expenses are low, while the user’s professionalism retains the image of a traditional, high-cost office. A virtual office user can reduce their  environmental impact, as well as the personal negatives of a daily commute. Virtual office clientele have the flexibility to match expenses with revenue fluctuations immediately, as the costs are usually variable. A virtual office can allow for low-cost expansion with no long-term commitments. Users taking advantage of virtual office receptionists eliminate the traditional burden of health care, records, payroll, insurance & rent. Also, traditional time-off (sick days, vacations, personal leaves, etc…) does not apply to a virtual staff.

Common virtual office users:

• Home-based entrepreneurs
• Accountants
• Attorneys/law firms
• Mobile salespeople
• Trades (home service industry: roofers, electrical, plumb, landscape, construction, repair/remodel, etc)
• Doctors/dentists/therapists
• Business consultants
• Mediators/conflict resolution
• Frequent travelers/foreign companies
• Chambers of commerce
• Senior management
• Real estate
• Mortgage companies
• Stock brokers/financial planners
• Collections agencies
• Networking groups
• Trainers/instructors
• Incubators

Pengelolaan sdm

• Managing by result
• Competency based
• Knowledge management
• Learning organizations
• International salary/benefit
• Strong it and telecommunication system

Tata kelola bisnis

Bagaimana daya tahan hidup bisnis lokal dalam ekonomi global, sangat tergantung pada kinerja organisasinya. Organisasi harus kompetitif atau mampu bersaing. Organisasi yang kompetitif dicirikan oleh produktivitas, fleksibilitas, kecepatan, kualitas yang memadai, dan berfokus pada pelanggan. Tuntutan agar perusahaan harus lebih kompetitif telah menggiring perusahaan untuk melakukan perubahan dalam cara pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan. Beberapa cara yang telah dilakukan oleh perusahan-perusahan yang cukup ternama antara lain adalah : 

Pengubahan struktur organisasi.

Bentuk organisasi tradisional yang piramid tampaknya sudah bukan zamannya lagi. Dalam perusahaan at&t, cara baru pengorganisasian ditekankan pada team yang bekerja antar fungsi melalui komunikasi antar departemen. Mereka mulai tidak menekankan pada rantai komando yang terlampau ketat dalam mengambil keputusan. Di ge, jack welch menerapkan “boundaryless organization”, di mana pegawai tidak mengidentifikasi dirinya dengan satu departemen yang terpisah, melainkan harus berinteraksi dengan siapa saja dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Employee enrichments

Pemberdayaan pegawai. Berbagai pakar beranggapan bahwa organisasi masa kini harus meletakan pelanggan di atas segalanya, dan menekankan bahwa setiap gerak yang dilakukan perusahaan harus mengarah pada pemuasan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu perusahaan harus memberdayakan pegawai, khususnya yang berada di garis depan.

Flat organizations

Organisasi yang datar makin menjadi norma umum. 

Sebagai pengganti organisasi piramid yang terdiri atas 7 atau 10 lapis, bahkan lebih lapisan manajerial, disusun organisasi yang cenderung datar dengan lapisan manajerial sekitar 3 atau empat lapis saja sebagai penggantinya.

Super teams

• Kerja semakin dirancang dalam bentuk “teams”,   ketimbang terspesialisasi dalam satu fungsi saja. 
• Di pabrik, seorang pekerja tidak hanya melakukan satu jenis pekerjaan secara berulang-ulang. Dia lebih merupakan bagian dari tim kerja yang multifungsi. Dan didengar pendapat serta ide-idenya bahkan diterapkannya inovasi hasil ciptaan mereka sebagai penghargaan yang nyata.

Landasan kekuatan perusahaan berubah

• Dalam organisasi ekonomi global, posisi, jabatan, dan kewenangan, bukan lagi menjadi alat yang memadai bagi manajer untuk bisa menyelesaikan pekerjaan. Sebagai penggantinya adalah “gagasan-gagasan yang cemerlang” 
• Inovasi dalam bentuk ide brilian menjadi suplemen bagi kelangsungan hidup organisasi dan inilah yang menjadi competitive advantage yang sesungguhnya bagi perusahaan dalam memenangkan kompetisi,

Komitmen dan kesungguhan

• Manajer masa kini harus mampu membangun komitmen. 
• Membangun organisasi yang lebih baik, lebih besar, lebih kompetitif, artinya mendatangkan pegawai-pegawai terbaik yang mempunyai komitmen dan dedikasi tinggi dan mampu mengendalikan diri. 

Orientasi pada “human-capital”

Manusia sebagai unsur penentu keberhasilan organisasi senantiasa harus menjadi pokok perhatian utama. Mulai dari manajer tingkat teratas sampai dengan pegawai tingkat terbawah harus berkualitas, akhli. “pecundang dalam globalisasi adalah mereka yang tidak meningkatkan keakhlian mereka. Mereka akan semakin hancur”. 

Di bawah ini ada sebuah model yang dapat menjelaskan hubungan di antara perubahan lingkungan, termasuk di dalamnya globalisasi dengan strategi yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan dalam organisasi dan manajemennya.

Alternative sollutions

• Dalam tata lingkungan masyarakat abad 21 dibutuhkan kepemimpinan yang unggul atau “super”. Ulrich (1998) dalam kaitan ini menawarkan empat agenda utama pengembangan kepemimpinan pada abad ke-21 agar tetap menjadi “champion”, adalah: (1) menjadi rekan yang stratejik, (2) menjadi seorang pakar, (3) menjadi seorang pekerja ulung, dan (4) menjadi seorang “agent of change”. 
• Masyarakat pada abad 21 adalah suatu masyarakat mega-kompetisi. Tiada waktu dan  tempat tanpa kompetisi. Kompetisi telah dan akan merupakan prinsip hidup yang baru, karena dunia terbuka dan bersaing untuk melaksanakan sesuatu yang lebih baik. 
• Ability to learn continuously throughout life.
• The fifth discipline
• System thinking :  orang dalam organisasi belajar bekerja dalam lingkungan sistemik. Jntung berpikir sistem adalah kesadaran akan keterkaitan dirinya dalam tim, keterkaitan tim dengan organisasi, keterkaitan organisasi dengan lingkungan yang lebih luas lagi. 
• Personal mastery : dalam organisasi belajar, individu dan profesinya dipandang sebagai faktor  yang krusial untuk membawa keberhasilan organisasi. Oleh karena itu individu tidak boleh berhenti belajar. Dia harus memiliki visi (mimpi) pribadi, harus kreatif, dan harus komit pada kebenaran. 7 habits of effective people.
• Mental models : respon atau perilaku kita atas lingkungan dipengaruhi oleh asumsi yang ada dalam pikiran kita tentang pekerjaan dan organisasi. Kognitif. Persoalannya muncul ketika mental kita terbatas atau bahkan tidak berfungsi, sehingga menghalangi  perkembangan organisasi. Dalam organisasi belajar model mental menjadi tidak terbatas, melainkan bebas dan selalu bisa berubah. Jika organisasi menginginkan berubah menjadi organisasi belajar maka harus bisa mengatasi ketakutan-ketakutan atau kecemasan-kecemasan untuk berpikir.
• Shared vision : tujuan, nilai, misi akan sangat berdampak pada perilaku dalam organisasi, jika dibagikan dan dipahami bersama, dan dimiliki oleh semua anggota organisasi. Gambaran masa depan organisasi merupakan juga mimpi-mimpi indah kelompok dan individu. Visi bersama akan menghasilkan komitmen yang kokoh dari individu ketimbang visi yang hanya datang dari atas.
• Team learning : tim senantiasa ada dalam setiap organisasi. Sebutannya bermacam-macam : departemen, unit, divisi, panitia, dan lain sebagainya. Seringkali seorang individu berfungsi di beberapa tim. Dalam organisasi individu harus mampu mendudukan dirinya dalam tim. Dia harus mampu berpikir bersama, berdialog, saling melengkapi, saling mengoreksi kesalahan. Individu melihat dirinya sendiri sebagai satu unit yang tidak bisa terpisahkan dari unit lain, dan saling tergantung.