Perubahan organisasional dan perencanaan sdm

seminar manajemen sumber daya manusia

Disusun oleh:

Hamzah Denny Subagyo, S.E., M.M.

untuk perkuliahan Seminar Manajemen SDM di FE Universitas Narotama 

—  Employee =  knowledge workers

Perubahan organisasional dan perencanaan sdm

—  Perubahan adalah proses yang berkelanjutan, bukan suatu kejadian.
—  Mengelola manusia secara efektif adalah penting utk keberhasilan bisnis yg kompetitif.
—  Ketika bisnis mengubah strategi, sasaran, misi dan nilainya (ssmn) harus ada rencana yg sistematis utk menuntun para manager dalam mengelola sdm.
—  Transformasi pengelolaan sdm harus align dengan perubahan ssmn di atas

Berbagai alternatif perubahan

—  Divergen atau konvergen
—  Sentralisasi versus desentralisasi
—  Optimalisasi sdm ataukah downsizing
—  Adakah unit bisnis baru?
—  Penyempurnaan versus perombakan total
—  Streamlining atau pelebaran organisasi
—  Penyederhanaan level atau penambahan level
—  Adakah alat bantu/sistem substitusi atau komplemen

Sistem yg diadop

—  Manajemen mutu total / tqm
—  Iso (international standardization organization)
—  Malcolm baldrige
—  Balance score card
—  Kemitraan dan outsourcing
—  Manajemen 360 derajat
—  Pendidikan mandiri
—  Coso-soa
—  Dll

Productivity

—  Keith davis
Corporate culture
—  Penetapan corporate culture yang mendukung visi, misi, strategi baru.
—  Penyemaian budaya perusahaan (sosialisasi) ke semua tingkatan karyawan
—  Pemilihan dan pembentukan agen perubahan sebagai penggerak di masing-masing unit kerja, sampai di unit-unit kerja terkecil.
—  Role model untuk pimpinan puncak.

Peran bagian sdm

—  Membantu memformulasikan strategi dan prinsip bisnis strategik perusahaan.
—  Mengidentifikasi misi sdm atau budaya yang konsisten dengan kebutuhan bisnis.
—  Mengidentifikasi kebutuhan sdm strategis yg merupakan hasil dari prinsip bisnis dan strategi
—  Mengembangkan dan melaksanakan inisiatif sdm serta kegiatan yg konsisten dengan budaya sdm.

Mengkomunikasikan perubahan

—  Arahan pimpinan puncak sampai pimpinan unit terkecil atau agen perubahan
—  Media internal (majalah, buletin, online, papan pengumuman, banner, sound system, dll)
—  Pelatihan/pendidikan, workshop, outbond activity dengan nara sumber internal dan external
—  Coffee morning, upacara, apel, meeting dsb
—  Kontes, game simulation atau pertandingan
—  Punishment dan reward

Perencanaan sdm

• Model lama, perencanaan sdm mengacu dengan growth bisnis perusahaan. Jika bisnis tumbuh 8% maka sdm identik 8% juga.
• Model baru, bergantung kepada isu mutakhir.
• Isu dari (bisnis) internal maupun isu perubahan dari eksternal.
• Perencanaan itu sendiri pd dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang ttg hal-hal yg akan dikerjakan di masa mendatang
• Perencanaan sdm berfokus kepada langkah manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai posisi, jabatan dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat.
• Kesemuanya itu dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
  Kata kuncinya : tepat.
• Tujuan dan sasaran berkaitan dengan : kewajiban sosial organisasi, tujuan fungsional, tujuan organisasi, tujuan anggota.

5 fase proses perencanaan sdm

• Mengidentifikasi isu utama; berupa tindakan mengumpulkan data untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan organisasi
• Menentukan implikasi sdm; mengembangkan pemahaman hasil pengolahan data yg menjadi informasi sehingga diperoleh gambaran yg jelas permintaan atau kebutuhan organisasi. Memperkirakan permintaan sdm, berkaitan dengan ukuran organisasi, jenis organisasi, kerangka waktu, ketepatan dan kepastian informasi. Memperkiraan penawaran sdm (termasuk replacement planning dan succession planning)
• Mengembangkan tujuan dan sasaran sdm; interpretasi atas informasi untuk menetapkan prioritas, sasaran dan tujuan.
• Merancang dan melaksanakan kebijakan, program dan praktek sdm; merupakan kegiatan bagaimana merealisir butir 3 di atas.
• Mengevaluasi, merevisi, dan memfocuskan kembali.

Tujuan perencanaan sdm

• Tujuan umum; mempertahankan dan mengembangkan eksistensi perusahaan ditandai dengan adanya profit dan growth, melalui perencanaan sdm dari kuantitas dan kualitas yang pas. Terlihat adanya efektif dan efisien.
• Tujuan khusus; menjawab tantangan prediksi kebutuhan sdm di masa yad di lingkungan perusahaan yg senantiasa dinamis. Diimplementasikan dalam tujuan jangka pendek tahunan, menengah 2-3 tahunan, dan jangka panjang 5 tahunan. Keunggulan sdm yg dimiliki menjadi suatu competitive advantage yg dimiliki perusahaan.

The purpose of hrm

• To improve the productive contribution of people to  the organization in ways are strategically, ethically, and socially resposible. (william b. Werther jr.)

Manfaat pran sdm (1)

• kegiatan pran sdm al. Adanya inventarisasi sdm  existing. Maka akan tersedia data yg berkaitan dgn sdm ttg kuantitas, kualitas, klasifikasi, kompetensi, potensi, bakat, minat, skill-knowledge dan attitude karyawan.
• data dan informasi ini berguna bagi proses pengambilan keputusan ttg: promosi jabatan, peningkatan kompetensi melalui diklat dsb, rotasi dan mutasi jabatan atau lokasi dan expertise (yg diperbantukan di luar perush)
• Terjadi peningkatan produktivitas yang menghasilkan multiplier effect positip (agregasi)
• data existing sangat membantu penentuan pengisian organisasi di masa akan datang, mana yg akan diisi oleh sdm yang ada dan mana yg akan diisi oleh sdm hasil rekrutasi baru
• Pran sdm akan dijadikan dasar program kerja pengelola tugas bidang sdm itu sendiri termasuk penetapan anggarannya.

Hal positif adanya pran sdm

—  Mendorong perilaku proaktif dan bukan reaktif
—  Memantapkan tujuan organisasi/perush
—  Merangsang pemikiran kritis dalam menguji asumsi bisnis
—  Mendorong partisipasi tenaga profesional dalam proses produksi
—  Menjembatani gap bisnis sekarang dengan visi ke depan
—  Memantapkan alokasi sdm dan pilihan bisnis
—  Memantapkan suasana kerjasama, kebersamaan (team work yg solid)

Langkah follow up

• Menghimpun dan mengolah data dan informasi sdm yg ada utk memperjelas kondisi kuantitas dan kualitasnya.
• Memprediksi kurang lebihnya sdm dengan membandingkannya thd demand sekarang dan akan datang.
• Mengontrol kesesuaian sdm yang diprediksi baik jumlah dan kualitasnya untuk menjamin tercapainya visi misi dan tujuan strategik perusahaan.

Tantangan eksternal bagi org,

• Bidang ekonomi : berbagai gejolak moneter, inflasi, resesi, depresi dan berbagai isu lainnya seperti pengangguran. Skalanya bisa tingkat lokal, nasional, regional, multilateral atau global.
• Bidang sosial : pergeseran nilai-nilai sosial seperti semakin berperannya kaum wanita dibanding perannya pada masa lalu.
• Bidang politik :  semakin demokratiksnya kehidupan suatu bangsa dsb.
• Bidang hukum (perundang-undangan).
• Bidang teknologi. Semakin banyak equipment/mesin yang mampu mensubstitusi peran sdm, serta mampu melipatgandakan kemampuan sdm.
• Bidang ilmu pengetahuan. Berkaitan dengan masalah riset dan pengembangan produk.
• Pesaing. Persaingan membawa kepada perubahan banyak hal di segala aspek kegiatan organisasi yang erat kaitannya dengan moral, etika bisnis, hukum dan rule of the game sebagai alat kontrolnya.

Tantangan internal (organizational dan workforce)

• Adanya rencana strategik, dan scarcity sumber daya (terutama anggaran). Estimasi produksi dan marketing yg semakin meningkat. Adanya lini-lini bisnis baru atau kegiatan baru. Rancang bangun organisasi dan tugas-tugas pekerjaan sebagai konsekuensi logis atas segala hal di atas.
• Need dan want serta employee satisfaction  yang meningkat
• Serikat pekerja dan pkb-nya
• Hal-ihwal pensiun, pengunduran diri, pemberhentian, kematian, desersi.
• Feed back system

Employees/hr planning

—  Recruitments
—  Selections
—  Performance measurements
—  Training & developments
—  Compensations
—  Employees maintenace
—  Employees relations
—  Exit systems

Societal objective

•                      Legal compliance
•                      Benefits
•                      Union-management relations

Organizational objective

•                      Hr planning
•                      Employee relations
•                      Selection
•                      Training and development
•                      Appraisal
•                      Placement
•                      Assessment

Functional objective

•                      Appraisal
•                      Placement
•                      Assessment

Personal objective

•                      Training and development
•                      Appraisal
•                      Placement
•                      Compensation
•                      Assessment

Techniques for estimating future hr needs

—  Expert
   informal and instant decisions
   formal expert survey
   nominal group technique
—  Trend
   extrapolation
   indexation
   statistical analysis
—  Other
   budget and planning alanysis
   new-ventures analysis
   computer models

—  Assets make things possible, people make things happen. (union carbide plant)