Kekacauan Praktek Pengelolaan SDM

Seminar Manajemen Sumber Daya Manusia

Disusun oleh:

Hamzah Denny Subagyo, S.E., M.M.

untuk perkuliahan Seminar Manajemen SDM di FE Universitas Narotama 

Kekacauan Praktek Pengelolaan SDM

Suatu studi kasus pada perusahaan yang tidak memiliki perancangan kerja dan Career Planning yang baik

Kekacauan 

Pengertiannya adalah : Adanya ketidak-sesuaian  (Non Conformity) antara ketentuan yang sudah digariskan atau juga harapan, dengan kenyataan yang dihadapi atau yang terjadi (realitas) yang menimbulkan kerugian atau hilangnya kesempatan/peluang.

• Ruang lingkup : Dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia dalam suatu Organisasi.
• Sumber penyebabnya : Dari lingkungan Internal dan lingkungan Eksternal.

Eksternal

• Contoh  1 : Krisis Moneter  yang terjadi mulai tahun 1997 menimpa Indonesia. Banyak perusahaan yang mem-PHK-kan karyawannya. Bahkan Perusahaan tutup karena dinyatakan Pailit.
• Contoh  2 : Kemajuan di bidang teknologi, terutama di bidang teknologi informasi, pada awalnya membuat perusahaan-perusahaan melakukan pengurangan karyawan (Downsizing). Padat teknologi menggantikan konsep padat karya. 
• Banyak yang Uncontrolable.
• internal
• Adalah hal yang paling dominan menjadi penyebab terjadinya “kekacauan” . Namun sesungguhnya  penyebab internal ini lebih bersifat controlable untuk dilakukan tindakan pencegahan.
• Ruang lingkup sessi kuliah saat ini adalah membahas tentang penyebab internal ini.

Letak penyebab kekacauan

• Perancangan kerja
• Rekrutasi dan seleksi
• Pembekalan dan induksi
• Penempatan dan penugasan
• Remunerasi
• Pengkayaan 
• Pengembangan 
• Career planning dan career path
• Penilaian  dan assesment
• Exit system

Employer/Pemberi Kerja

• (1) memiliki kerja yang diselesaikan dengan baik yang akan mencapai tujuan-tujuan organisasi. 
• (2) memastikan bahwa kerja diatur 
• (3) memiliki kerja yang disukai (bahkan sangat diinginkan) oleh orang-orang

Employee/Karyawan

• (1) memiliki pemahaman yang jelas mengenai apa yang diharapkan dalam pekerjaan tersebut 
• (2) melakukan tugas-tugas yang mereka nikmati
• (3) dihargai dengan pantas atas pekerjaan mereka
• (4) memiliki perasaan bahwa apa yang mereka lakukan adalah penting dan dihargai.

PROGRAM ORIENTASI

Sebelum karyawan baru mulai betugas, mereka biasanya melewati masa orientasi, dimana karyawan diperkenalkan mengenai bagaimana lingkungan kerja mereka. Karyawan diberi instruksi-instruksi awal mengenai apa yang yang harus dilakukan mereka oleh supervisor selama satu hari penuh dengan didampingi  karyawan lama. Setelah itu berlangsung lalu karyawan dikumpulkan lagi untuk membahas segala sesuatu yang terkait pada pekerjaannya. Dari sini terjadi umpan balik dan hasilnya dipakai perusahaan untuk membuat lingkungan kerja menjadi kondusif. Bila dianalisis, maka hal yang akan terjadi  antara lain ada yang masih belum jelas sepenuhnya tentang prospek perusahaan, jenis pekerjaan dan sebaliknya sudah ada yang jelas dan puas

Upaya departemen SDM adalah membantu memadukan karyawan baru ke dalam perusahaan dengan kemampuan sosialisasi. Sosialisasi merupakan proses yang berlangsung melalui upaya agar seorang karyawan mulai mengerti dan menerima nilai, norma dan kepercayaan seperti terjadi di perusahaan. Proses sosialisasi membantu perusahaan memenuhi kebutuhan untuk peningkatan produktivitas karyawannya. Sementara itu, juga memampukan karyawan baru untuk memenuhi kebutuhannya.

Tujuan dari SDM adalah membantu karyawan dalam mencapai tujuan personal yang pada gilirannya mampu meningkatkan kinerja pekerjaan.

Program orentasi merupakan alat sosialisasi yang efektif. Selain itu pelatihan diharapkan mampu memajukan nilai proses sosialisasi dengan membuat karyawan bekerja secara aktual dan melaksanaan perilaku yang diinginkan.

Membagi Pekerjaan Menjadi beberapa Tugas

Salah satu cara untuk mewujudkan organisasi sebagai sebuah entitas yang menerima masukan-masukan dari lingkungan sekitar dan beberapa jenis kerja mengubah masukan-masukan tersebut menjadi barang atau jasa. Kerja (work) adalah usaha yang ditujukan untuk memproduksi atau mencapai hasil. Pekerjaan (job) adalah pengelompokan tugas, kewajiban dan tanggung jawab  yang merupakan penugasan kerja total untuk karyawan. Tugas, kewajiban dan tanggung jawab ini mungkin berubah seiring waktu dan oleh karena itu pekerjaan mungkin berubah.

Usaha yang Dilakukan

• - Motivasi
• - Etika kerja
• - Kehadiran pada waktu kerja
• - Job Design

Kemampuan Individual

• -Bakat
• -Minat
• -Faktor Kepribadian
• -Dukungan Organisasional
• - Pelatihan dan pengembangan
• - Peralatan dan teknologi
• - Standar kinerja
• -Kinerja Individual
• (kuantitas dan kualitas)

Job Design (Perancangan Kerja)

Ada tiga alasan mengapa dilakukan perancangan kerja :

o Rancangan pekerjaan dapat mempengaruhi kinerja untuk pekerjaan tertentu, khususnya memotivasi tenaga kerja yang lebih baik.

o Rancangan pekerjaan dapat mempengaruhi kepuasan kerja

o Rancangan pekerjaan dapat mempengaruhi baik kesehatan fisik maupun mental.

Identifikasi komponen dari pekerjaan yang diberikan adalah kesatuan bagian dari rancangan pekerjaan.

Komponen Job Design

a. Job enrichment dan Job Enlargement

Usaha-usaha yang dilakukan dalam mengurangi beberapa masalah yang dihadapi dalam penyederhanaan pekerjaan yang terlalu berlebihan dilakukan dengan job enlargement dan job enrichment. Job enlargement termasuk perluasan cakup suatu pekerjaan dengan mengembangkan jumlah tugas yang berbeda untuk dilakukan. Job enrichment adalah peningkatan kedalam suatu pekerjaan dan menambah tanggung jawab untuk perencanaan, organisasi, pengendalian dan evaluasi. Beberapa contoh memperkaya suatu pekerjaan termasuk :

• - memberikan seseorang seluruh pekerjaan daripada sekedar bagian pekerjaan
• - Memberikan kebebasan dan kekuasaan yang lebih sehingga tenaga kerja dapat melakukan tugasnya selama ia cocok
• - Meningkatkan tanggung jawab seseorang untuk pekerjaan dengan mengurangi kontrol dari luar
• - Mengembangkan penugasan sehingga tenaga kerja dapat belajar untuk melakukan tugas baru dan mengembangkan bidang keahlian tertentu.
• - Memberi laporan umpan balik secara langsung kepada tenaga kerja daripada hanya kepada manajemen.

b. Job Rotation

Job rotation adalah suatu cara untuk menghilangkan otonomi dari pekerjaan rutin yang mempunyai cakupan kecil dengan cara melakukan pertukaran orang dari satu pekerjaan satu dengan pekerjaan lain. Merotasikan seseorang dari suatu kebosanan pekerjaan ke pekerjaan lainnya dapat menolong pada awalnya saja namun pekerjaan ini sendiri tetap membosankan.

Karakteristik Pekerjaan

• Ragam Keahlian, perluasan pekerjaan membutuhkan aktvitas yang berbeda untuk penyelesaian tugas yang sukses menandakan ragam keahlian (skill variety). Skill variety dapat ditingkatkan dengan rotasi pekerjaan.
• Identitas tugas (task identity) adalah pekerjaan dari seluruh unit kerja dan dikerjakan dari awal sampai selesai dan hasil dapat dilihat.
• Signifikansi Tugas. Besarnya pengaruh pekerjaan terhadap orang lain menandakan signifikansi tugas (task significance). Suatu pekerjaan lebih berarti jika itu penting bagi orang lain.
• Otonomi. Tingkat kebebasan dan keleluasaan individu dalam pekerjaan dan jadwalnya disebut otonomi. Lebih banyak otonomi membuat rasa tanggung jawab pribadi terhadap pekerjaan lebih besar.
• Umpan balik (fedback) adalah informasi yang diterma tenaga kerja mengenai baik atau buruknya pekerjaan yang telah mereka lakukan. Keuntungan adalah umpan balik dapat menolong tenaga kerja untuk mengetahui efektivitas kinerja dan sumbangan terhadap tingkat pengetahuan akan pekerjaan.

Re-Engineering

Rekayasa Ulang (reengineering) adalah pekerjaan berfikir dan merancang ulang untuk memperbaiki biaya, pelayanan dan kecepatan. Proses rekayasa ulang termasuk teknik seperti membentuk tim kerja, pelatihan , pelatihan tenaga kerja dan banyak ketrampilan sehingga meraka dapat mengerjakan bermacam-macam pekerjaan, mendorong pembuatan keputusan pada level paling bawah pada hirarki organisasi dan reorganisasi operasi dan kantor untuk menyederhanakan dan memperkuat pekerjaan. Dorongan rekayasa ulang itu sendiri adalah agar dapat meningkatkan proses yang berhubungan dengan pekerjaan.

Career path dan career planning

• Dengan perjalanan waktu seorang karyawan berharap untuk tidak “jalan di tempat”
• Dia menghendaki adanya peningkatan tanggungjawab dan kewenangan ke jenjang yang lebih menantang atau posisi yang lebih tinggi.
• Karyawan menyukai adanya peningkatan atau promosi meskipun untuk ini resiko, kewajiban  dan tanggung jawabnya juga meningkat.
• Sebuah perusahaan akan memberikan gambaran yang jelas bagi karyawan yang ingin meningkatkan dirinya.
• Perusahaan harus memiliki suatu aturan dan pedoman yang jelas agar karyawan merasa diperlakukan adil. Semua memiliki peluang yang sama untuk meraih prestasi.
• Rule of the game dituangkan dalam suatu sistem yang lazim disebut sebagai career path dan career planning.

The Challenges

Business Process

Working through Career Planning Scenario

Working through Individual Career Planning Scenario

Working through Succession Planning Scenario

A well planned Organizations

Each Posts (Position & Job ) has Successor

Each Employee has Designated Posts

Working through Career Movement Scenario

Working through Career Pool Scenario

Method & Tool

Appraisal & Assessment

• Job Experiences : HRIS
• Assessment Center
• Assessment 360o 
• Performance Appraisal : NKI , KM , NKU
• Interest & Dislike

Career Path

• Portray vertical and horizontal movements within organizational structure 
• contain any constellation of jobs and positions 
• HRIS (SAP-HR) can display and edit careers path Graphically 

Career Planning Workbook

• A Systematic Approach to help employee to plan and achieve their best in career
• A systematic Approach to help employee to develop their competencies not only to meet the current requirement but also to face the future challenge
• Match up process will synchronize personal need of the employee with the organization requirement
• Transparent Planning Process will improve :
• Communication
• Understanding
• Commitment

Between Management and Employee

• Powered by best practices HRIS ( HR-SAP)

Succession Planning

• To ensure that there is a continuous supply of qualified personnel 
• Can work through succession planning scenarios for specific key dates (and in this way plan for the future)
• Get an overview of the succession situation in an organizational unit at various times in the future 
• Identify succession planning gaps in an organizational unit 
• Estimate the need for training and development in an organizational unit 

Talent Pool

• Use Succession Planning and Individual Career Planning as a basis of Selection
• Perform Talent Mapping & Segmentation
• Potential vs. performance Mapping
• Segmentation based on Band , Stream, Job classification
• Estimate the need for training and development of the Talent

Profile Match Up

• Find out how suitable one or more persons are for a position
• Identify persons who are over-qualified or under-qualified 
• Identify suitable applicants for a vacancy
• Identify appropriate training options for persons 
• Check the current level of qualification in an organizational unit 
• Check the need for training in an organizational unit