Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

Pengertian Perencanaan  

Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002) Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005) 

Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan 

• Pengarah Organisasi 

• Minimalisasi Ketidakpastian

• Minimalisasi inefisiensi sumber daya 

• Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas 

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements) 

• Faktual dan Realistis

• Logis dan Rasional

• Fleksibel 

• Komitmen

• Komprehensif atau menyeluruh 

Peran Tujuan dan Rencana  dalam Proses Perencanaan 

Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan  

Jenis-jenis Tujuan 

• Berdasarkan jumlah 

 Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)  

• Berdasarkan Kejelasan

 Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals) 

• Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian 

 Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals) 

Jenis-jenis Rencana 

• Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian 

Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek) 

• Berdasarkan Kejelasan 

 Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans) 

 • Berdasarkan Frekuensi Penggunaan

 Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans) 

Hubungan antara Rencana dan Tujuan

Pendekatan dalam Penetapan Tujuan 

Pendekatan Tradisional  dalam Penetapan Tujuan

Pendekatan Manajemen Berdasarkan

Sasaran/Tujuan (Management by Objectives) 

Pendekatan MBO  

Kekuatan dan Kelemahan MBO

Beberapa Alat Bantu perencanaan 

• Bagan Arus (Flow Chart)

• Bagan Gantt (Gantt Chart) 

• Jaringan PERT (PERT Network)

• dll 

Contoh Bagan Arus (Flow Chart) 

Contoh Bagan Gantt 

Contoh Jaringan PERT 

Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan

 Masalah vs Gejala 

   “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “ 

• Penentuan faktor Penyebab 

• Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah 

• Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian Masalah 

Lingkungan dan Pengambilan Keputusan 

• Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty)

• Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty)

• Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risky condition) 

Proses Pengambilan Keputusan 

Tahapan Evaluasi Alternatif 

Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan 

Memperbaiki Keputusan 

• Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan

 Kriteria Prioritas, Kriteria Minimum 

• Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan 

• Pengambilan Keputusan secara berkelompok 

 Teknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi,dll