Sistem Buku Besar dan Alur Update Pelaporan Buku Besar

 AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Dibawah adalah DFD tingkat O yang memperlihatkan empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan. Gambar Kedua memperlihatkan sistem on-line umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.  Ketiga aktivitas pertama dalam Gambar pertama menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas keempat menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan  keuangan untuk pemakai ekstemal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci. 

Gambar DFD Level O Sistem Buku Besar dan Pelaporan  Perbarui Buku Besar

Seperti yang diperlihatkan dalarn Gambar diatas, aktivitas pertama dalam sistern buku besar (lingkaran 1.0) adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber:

1. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang dijelaskan di artikel sebelumnya membuat ayat jurnal untuk rnemperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi, praktiknya, berbagai subsistern akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu (hari, mingguan, atau bulanan). 

Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas, serta mengkredit penjualan untuk sernua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus pengeluaran akan menghasilkan ayat jumal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut.

2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jumal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan. Ayat jurnal untuk memperbarui buku besar dapat didokumentasikan dalam sebuah formulir yang disebut sebagai voucher jurnal. 

Gambar dibawah menunjukkan bahwa setiap ayat jumal digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam file voucher jumal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah hasil sampingan, bukan merupakan input ke dalam proses memasukkan ayat jurnal. Seperti yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jumal membentuk bagian penting dari jejak audit. 

Gambar Bagan Alir Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Memasukkan Ayat Jumal Penyesuaian

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (lingkaran 2.0 dalam Gambar pertama ). Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian terbagi ke dalam lima kategori dasar:

1. Aktual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang didapat dan utang gaji.
2. Pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contoh­ contohnya meliputi pengakuan sebagian pembayaran di muka yang didapat dari pelanggan selama periode tertentu dan pembebanan sebagian aset yang dibayar di muka ( contohnya, sewa, bunga, dan asuransi), yang digunakan dalam periode ini.
3. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. Contoh-contohnya meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih.
4. Penilaian ulang mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contoh-contohnya meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur, atau menyesuaikan catatan persediaan untuk mencerminkan hasil yang didapat selama perhitungan fisik persediaan.
5. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.

Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar pertama, informasi mengenai ayat jurnal penyesuaian ini disimpan di dalam file voucher jurnal. Setelah semua ayat jurnal dibuat, neraca saldo disesuaikan akan dibuat. Neraca saldo disesuaikan bertindak sebagai input ke langkah berikutnya dalam siklus buku besar dan buku pembantu, yaitu pembuatan laporan keuangan.

Buat Laporan Keuangan

Akvitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan­laporan keuangan (lingkaran 3.0 dalam Gambar Pertama). Laporan laba rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke laba ditahan. 

Di dalam model REA, hal ini akan mencakup penyimpanan isi semua tabel kegiatan. Sebagian besar organisasi melakukan baik penutupan bulanan maupun tahunan. Penutupan bulanan akan menolkan saldo akun pendapatan dan pengeluaran bulan yang sekarang, tetapi membiarkan total awal tahun hingga saat ini, utuh. 

Jadi, laporan laba rugi yang dihasilkan segera setelah penutupan bulanan semuanya akan menunjukkan nol dalam kolom bulan sekarang, tetapi akan menyimpan jumlah kumulatif dalam kolom awal tahun hingga saat ini. Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini menggunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi.

Membuat Laporan Manajerial

Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan (lingkaran 4.0 dalam Gambar Pertama) menghasilkan berbagai laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal, dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya ke buku besar.