SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN - Kasus lntegratif: Alpha Omega Electronics

Linda Spurgeon, direktur utama dan CEO di AOE, merasa tidak puas dengan kemampuan pelaporan keuangan dari sistem ERP yang baru di AOE. Walaupun proses penutupan bulanan sekarang membutuhkan waktu kurang dari dua hari dan memberi pihak manajemen informasi tepat waktu tentang kinerja keuangan perusahaan, system ERP yang baru hanya memberikan informasi mengenai satu dimensi dari kinerja AOE.

Pada liburan terakhir, pihak manajemen puncak AOE mengembangkan laporan multidimensional, disebut sebagai balanced scorecard, untuk AOE. Balanced scorecard yang diusulkan mengintegrasikan ukuran kinerja keuangan tradisional proses bisnis utama dengan beberapa ukuran nonkeuangan lainnya. Sekarang tugasnya adalah memastikan bahwa balanced scorecard ini dapat dibuat tepat waktu. Selain itu, walaupun sistem barn AOE memberi para manajer akses yang cepat dan mudah atas data keuangan tahun ini, analisis tren mengenai kinerja selama 5 hingga 10 tahun lebih sulit dan memakan waktu. Lagipula, Stephanie Cromwell, chief financial officer di AOE, menemukan peningkatan biaya yang berkaitan dengan pemberian informasi keuangan kepada para pihak yang berkepentingan secara tepat waktu.

Linda mengundang rapat Elizabeth Venko, kontroler di AOE, dan Ann Brandt, wakil direktur utama bagian sistem informasi di AOE, untuk mendiskusikan hal-hal ini. Mereka setuju untuk meneliti bagaimana sistem informasi yang barn di AOE dapat lebih ditingkatkan untuk menangani masalah-masalah ini.

Kali ini kita akan mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas organisasi. Seperti yang diperlihatkan di Gambar di bawah , sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan peranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut ini:

• Setiap sub sistem siklus akuntansi yang dijelaskan dalam artikel sebelumnya memberikan informasi mengenai transaksi regular. (hanya data utama yang mengalir dari setiap sub sistem yang diperlihatkan, untuk menjaga gambar tersebut tetap rapi).
• Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas dan pembelian atau penjualan surat berharga investasi.
• Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.
• Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian.

Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. Para manajer perlu informasi terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para investor dan kreditor menginginkan laporan keuangan periodik untuk membantu mereka menilai kinerja organisasi. Semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang harus dipenuhi. Akibatnya, sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time.

Contohnya, para manajer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja actual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasi sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendabara, dia harus mampu secara dekat mengawasi ams kas agar penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasi tepat pada waktunva, untuk menyesuaikan rencana peminjaman jangka pendek. 

Gambar Diagram Konteks Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Akan tetapi, pertanyaan yang paling logis untuk ditanyakan pada tahap ini adalah berkaitan dengan kebutuhan atas sistem buku besar. Sistem ERP dapat dikonfigurasikan tanpa buku besar. Oleh karenanya, bab-bab sebelumnya menyajikan berbagai model data REA di dalam setiap subsistem SIA Secara teoritis, mengimplementasikan model data REA di dalam setiap subsistem SIA akan menghindarkan dari kebutuhan atas buku besar terpisah. Beberapa akun dalam buku besar, seperti persediaan dan penjualan, akan disajikan secara eksplisit sebagai tabel relasional. Akun buku besar lainnya, seperti piutang usaha dan utang usaha, dapat diambil dari data yang disimpan dalam beberapa tabel, tetapi mungkin juga disimpan sebagai atribut ringkasan di dalam tabel pelanggan dan vendor.

Akan tetapi, artikel kali ini akan menjelaskan sistem buku besar yang terpisah karena organisasi tempat Anda bekerja setelah lulus, tampaknya masih akan menggunakan software buku besar terpisah, biasanya untuk alasan tradisi dan politik. Ingatlah bahwa praktik ini tidak hanya menghasilkan pengulangan, tetapi juga meneruskan pemisahan data operasional keuangan dan nonkeuangan. Salah satu hasil yang disayangkan adalah para akuntan sering kali tergoda untuk berpikir bahwa satu-satunya data yang terpenting adalah data yang menyajikan aspek keuangan dari operasi. Seperti yang telah Anda pelajari, pemikiran semacam ini akan sangat membatasi peluang bagi para akuntan untuk mengambil peran bernilai tambah yang proaktif dalam memberi semua informasi yang dibutuhkan para manajer untuk membuat keputusan yang baik.

Akan tetapi, hal-hal yang telah Anda pelajari tentang database relasional dan model REA masih berguna. Semakin banyak software buku besar yang didasarkan pada model database relasional dan mendukung akses SQL ke data finansial; jadi keahlian pemodelan data yang Anda kembangkan dalam bab-bab terdahulu dapat secara produktif diaplikasikan untuk mendesain dan menggunakan buku besar. Tampaknya juga para akuntan menjadi makin merasa nyaman dengan konsep membuat laporan keuangan secara langsung dari database relasional, hingga penggunaan software buku besar terpisah akhimya akan menghilang.

Oleh sebab itu, bab ini dimulai dengan menjelaskan operasi pemrosesan informasi untuk memperbarui buku besar dan untuk membuat laporan baik untuk pihak manajemen internal maupun pemakai eksternal. Berikutnya, akan didiskusikan mengenai ancaman utama pengendalian dalam siklus buku besar dan pelaporan, serta prosedur pengendalian yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman tersebut. Kemudian, akan disajikan model data REA keseluruhan perusahaan yang terintegrasi, yang dapat digunakan untuk memahami bagaimana sistem ERP saling berhubungan dengan berbagai sistem yang didiskusikan dalam empat bab sebelumnya. Bab ini akan diakhiri dengan pembahasan mengenai beberapa perkembangan baru yang penting dalam sistem  pelaporan.