Pengendalian Edit Input Dan Pemrosesan Dalam Sistem Buku Besar Dan Pelaporan

Gambar dibawah menunjukkan dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar: ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA dan ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler. Ayat jurnal ringkasan sendiri merupakan output dari serangkaian langkah pemrosesan, yang masing-masing harus melalui berbagai jenis prosedur pengendalian yang didesain untuk memastikan akurasi serta kelengkapan, seperti yang dijelaskan dalam empat bab sebelumnya. Akibatnya, pengendalian edit input awal untuk ayat jurnal ringkasan adalah pemeriksaan untuk memastikan bahwa ayat jurnal tersebut mencerminkan sebagian besar periode waktu terakhir.

Gambar Bagan Alir Sistem Buku Besar dan Pelaporan

 Akan tetapi, ayat jurnal yang dibuat oleh bendahara atau kontroler adalah entri data asli. Akibatnya, jenis pengendalian edit input dan pemrosesan berikut ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa mereka akurat dan lengkap:

1. Pemeriksaan validitas untuk memastikan bahwa akun buku besar benar-benar ada untuk setiap nomor akun yang direferensikan dalam ayat jurnal.
2. Pemeriksaan field (format) untuk memastikan bahwa field jumlah dalam ayat jurnal hanya berisi data numeris.
3. Pemeriksaan saldo nol untuk memverifikasi bahwa total debit sama dengan total kredit dalam sebuah ayat jurnal.
4. Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua data terkait dimasukkan, terutama sumber ayat jurnal.
5. Verifikasi closed-loop mencocokkan nomor akun dengan deksripsi akun, untuk memastikan bahwa akun buku besar yang benar, yang diakses.
6. Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang berulang untuk setiap periode, seperti biaya depresiasi. (Akurasi input ditingkatkan tanpa berulang-ulang memasukkan ayat jurnal ini. Kemungkinan untuk melupakan melakukan entri ayat jurnal penyesuaian yang berkali-kali ada, juga berkurang, hingga dapat memastikan kelengkapan input.)
7. Pemeriksaan tunda dari saldo akun buku besar, saat pembaruan selesai, untuk memverifikasi saldonya telahbenar ( debit a tau kredit).
8. Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher jurnal. (Komputer menghitung saldo akun buku besar yang barn, berdasarkan pada saldo awalnya dan total debit serta kredit yang dimasukkan ke akun tersebut, kemudian membandingkannya dengan saldo akun yang aktual dalam buku besar yang diperbarui. Penyimpangan apa pun akan menunjukkan kesalahan pemrosesan yang harus diselidiki.)

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah pembuatan neraca saldo. Neraca saldo menunjukkan apakah saldo debit dalam buku besar sama dengan total saldo kredit; jika tidak, telah terjadi kesalahan posting. Di dalam system otomatis, penggunaan akun kliring dan perkiraan penundaan, biasanya memastikan bahwa buku besar selalu seimbang. Pada saat penutupan periode fiskal, akun-akun khusus ini harus memiliki saldo nol; jika tidak, telah terjadi kesalahan dalam proses memperbarui (memutakhirkan) buku besar.

Guna menggambarkan bagaimana jenis akun khusus ini digunakan, anggaplah bahwa seorang staf administrasi bertanggung jawab untuk mencatat pelepasan persediaan  ke pelanggan, sementara staf administrasi lainnya bertanggung jawab untuk mencatat penagihan ke pelanggan. Staf administrasi pertama akan membuat ayat jurnal berikut ini:

Gambar Contoh Rincian Jejak Audit (Software Excellent) 

Gambar Contoh Ringkasan Jejak Audit (Software Excellent)

Setelah kedua ayat jurnal telah dilengkapi, akun kliring khusus, kiriman yang belum ditagih, harus memiliki saldo nol. Jika tidak, maka telah terjadi kesalahan yang harus diselidiki dan diperbaiki.

Rekonsiliasi penting lainnya adalah membandingkan saldo akun pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait. Apabila kedua jumlah total ini tidak sama, perbedaannya harus diselidiki dan diperbaiki. Merupakan hal yang juga penting untuk mempelajari semua transaksi yang terjadi dekat akhir periode akuntansi, untuk memverifikasi bahwa transaksi tersebut dicatat dalam periode waktu yang tepat.

Laporan pengendalian dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan apa pun yang terjadi dalam proses memperbarui buku besar. Mendaftar voucher jurnal berdasarkan nomor akun buku umum akan memfasilitasi identifikasi sebab kesalahan yang mempengaruhi akun buku besar tertentu. Mendaftar voucher jurnal berdasarkan urutan, dapat menunjukkan tidak dipostingnya ayat jurnal tertentu. Terakhir, daftar jurnal umum memperlihatkan rincian (nomor akun, kode referensi sumber, deksripsi, dan  jumlah yang didebit serta dikredit) setiap ayat jurnal yang dimasukkan ke dalam buku besar. Laporan ini menunjukkan apakah total debit sama dengan total kredit yang dimasukkan ke dalam buku besar.

Jejak audit

Jejak audit memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Secara khusus, jejak audit memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menelusuri semua perubahan yang dibuat atas buku besar. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugas tugas berikut ini:

1. Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya (atau catatan dalam tabel kegiatan) hingga ke buku besar, dan ke laporan apa pun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.
2. Menelusuri kembali bagian apa pun yang rnuncul dalam sebuah laporan dari buku besar hingga ke dokumen sumber (atau catatan dalam tabel kegiatan).
3. Menelusuri semua perubahan dalam akun buku besar dari saldo awalnya hingga saldo akhirnya.

Contohnya, file transaksi buku besar menunjukkan sumber semua ayat jumal yang dibuat untuk memperbarui buku besar. File utama pelanggan berisi informasi mengenai saldo akun setiap pelanggan, yang dapat dijumlahkan dan dibandingkan dengan berbagai akun pengendali piutang usaha dalam buku besar. Para pemakai dapat mengikuti proses yang hampir sama untuk merekonsiliasi saldo utang usaha, persediaan, dan perlengkapan. Akan tetapi, di dalam SIA yang canggih, mungkin dokumen kertas tidak diperlukan lagi, hingga merupakan ha! yang penting untuk secara periodik membuat dan menyimpan salinan cadangan dari file utama transaksi, serta mengambil berbagai langkah untuk memastikan bahwa file-file yang disimpan tersebut tidak dapat diubah.

Ancaman 2: Akses Tanpa Otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk memiliki pengendalian yang memadai agar dapat mencegah akses tanpa otorisasi ke buku besar.

ID dan pasword pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku besar dan untuk mendorong pemisahan tugas yang benar, dengan cara membatasi fungsi yang dapat dilakukan setiap pemakai yang sah. Contohnya, para pegawai yang menyimpan aset atau memiliki wewenang untuk melepaskan aset, harus dicegah untuk dapat memperbarui buku besar (fungsi pencatatan). Dalam cara yang hampir sama, pihak manajernen harus diberikan akses baca saja ke buku besar, seperti yang diperlihatkan dalam bagian bawah Gambar 15-3. Matriks pengendali akses juga harus membatasi fungsi  yang dapat dilakukan di berbagai terminal. Ayat jurnal penyesuaian, contohnya, diizinkan hanya dari terminal dalam kantor kontroler.

Pengendalian atas pembuatan catatan voucher jurnal juga penting, karena mereka mengotorisasi perubahan ke saldo akun buku besar. Jadi, sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kode otorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar. Jika tidak, integritas buku besar mungkin dapat diragukan. Ingatlah bahwa kode otorisasi juga membentuk bagian dari jejak audit. Memang, pemeriksaan jejak audit memberikan cara untuk mendeteksi akses tanpa otorisasi ke buku besar.

Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Buku besar adalah komponen kunci dari sistem informasi akuntansi organisasi. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1. Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpa disengaja.
2. Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan di lokasi perusahaan tempat salinan tersebut dapat dengan cepat diakses; satunya harus disimpan di luar lokasi perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau gempa bumi.