MODEL DATA KESELURUHAN PERUSAHAAN YANG TERINTEGRASI

Gambar 15-7 menyajikan model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi untuk AOE. Sebagian besar dari gambar ini menyajikan penyatuan model data . Ingatlah bahwa penyatuan ini terutama melibatkan penghubungan setiap sumber daya yang muncul dalam model data-model data yang terpisah tersebut dengan berbagai kegiatan yang menaikkan serta menurunkan sumber daya tersebut. Contohnya, sumber daya kas dihubungkan baik ke pengeluaran kas, maupun penerimaan kas. Dalam cara yang hampir sama, persediaan bahan baku dihubungkan ke pembelian dan penggunaan dalam produksi. Gambar 15-7 juga memodelkan kegiatan-kegiatan utama dalam siklus keuangan: pengeluaran instrument ekuitas dan utang, serta pembayaran periodik terkait ke para investor dan kreditor.

Ingatlah bagaimana Gambar 15-7 menunjukkan hubungan antara berbagai subsistem yang berbeda dalam SIA. Contohnya, seorang pelanggan memesan barang jadi, jika terdapat kekurangan persediaan di tangan untuk memenuhi pesanan tersebut, maka akan memicu penjadwalan operasi produksi untuk membuat barang tersebut.

Selanjutnya, operasi produksi ini dapat menimbulkan perlunya pemesanan bahan baku tambahan. Sistem ERP didesain untuk secara otomatis memicu jenis tindakan yang saling berkaitan ini antarsubsistem dengan cara menghubungkan setiap subsistem ke database umum keseluruhan perusahaan. Jadi, walaupun sebagianbesar sistem ERP tidak secara khusus didasarkan pada model data REA, sebuah model seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7 bisa berguna untuk menyajikan isi database ERP: database ERP.

Sebagian besar dari Gambar 15-7 hanya merupakan gambar integrasi dari postingan sebelumnya. Akan tetapi, sudut kanan bawah berisi beberapa entitas baru yang mewakili dua aktivitas keuangan yang penting: transaksi utang dan ekuitas. Kegiatan menerbitkan utang adalah jenis penerimaan kas yang khusus. Kegiatan tersebut dimodelkan sebagai entitas kegiatan terpisah dari kegiatan penjualan, seperti jumlah nominal utang yang dikeluarkan, total jumlah yang diterima, tanggal dikeluarkan, tanggal jatuh tempo, dan tingkat suku bunga. Biasanya, kebanyakan perusahaan tidak berhubungan langsung dengan para kreditor. Sebagai gantinya, mereka menjual instrumen utang mereka melalui perantara keuangan, yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7 sebagai pelaku transfer. 

Pelaku transfer memelihara informasi yang dibutuhkan mengenai setiap kreditor, untuk secara tepat mengarahkan baik pembayaran bunga  periodik, maupun pembayaran kembali utang utama. Oleh karenanya, setiap keberadaan kegiatan menerbitkan utang, berisi data mengenai jumlah keseluruhan yang diterima dari serangkaian instrumen utang. Contohnya, pengeluaran obligasi senilai $10.000.000 dengan bunga 5 persen, yang akhirnya dibeli oleh beberapa ribu orang berbeda untuk nilai sejumlah $9,954,000, membentuk satu kegiatan menerbitkan utang.

Pembayaran utang adalah pengeluaran kas. Setiap pembayaran utang mencerminkan pengiriman dana ke pelaku transfer sejumlah total bunga yang jatuh tempo pada saat itu. Jadi, untuk melanjutkan contoh kita, perusahaan akan mengirimkan dana $125,000 ke pelaku transfer, untuk membuat pembayaran triwulan pertama dari obligasi sebesar: $10,000,000. Selanjutnya, pelaku transfer akan mengirimkan cek-cek terpisah ke setiap kreditor. 

Gambar 15-7 Diagram REA ke seluruh perusahaan yang terintegrasi

Transaksi ekuitas dimodelkan dengan cara yang hampir sama dengan transaksi utang. Kegiatan menerbitkan saham adalah jenis khusus penerimaan kas yang berhubungan dengan penerbitan saham tersebut, dan pernbayaran dividen adalah jenis lain dari pengeluaran kas. Seperti juga dengan utang, sebagian besar perusahaan tidak berurusan langsung dengan setiap pemegang saham. Jadi, Gambar 15-7 memperlihatkan bahwa kedua jenis transaksi tersebut melibatkan partisipasi pelaku transfer. 

Manfaat Model Data Terintegrasi 

Model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7 dapat secara signifikan meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial. Demi menghargai fakta ini, bayangkanlah bagaimana daftar akun dalam sistem buku besar tradisional membatasi analisis lanjutan dari data biaya. Biaya-biaya biasanya dicatat dan disimpan dalam sebuah akun yang mencerminkan sifat biaya, seperti perjalanan, atau fungsinya, seperti kunjungan perekrutan di kampus. Dalam alternatif pertama, merupakan hal yang mudah untuk membuat laporan biaya total perjalanan, tetapi sulit untuk mengidentifikasi seberapa banyak biaya perjalanan dihubungkan dengan perekrutan kampus. Dalam alternatif kedua, merupakan hal yang mudah untuk membuat laporan yang memperlihatkan biaya yang berkaitan dengan perekrutan kampus, tetapi sulit untuk membuat laporan yang menelusuri biaya total perjalanan.

Tindakan umum atas masalah ini dalam sistem buku besar berdasarkan file adalah membuat nomor akun yang lebih terinci yang mengidentifikasi sifat dan tujuan setiap biaya; hingga akan terdapat akun-akun terpisah untuk biaya perjalanan perekrutan di kampus, biaya perjalanan untuk penjualan, dan seterusnya. Akan tetapi, kelemahan dari pendekatan ini adalah, pendekatan ini menyebabkan perluasan eksponensial daftar akun dan peningkatan panjang setiap kode akun. 

Kedua faktor ini membuat lebih menyusahkan staf administrasi bagian pengkodean dan para manajer, untuk mempelajari daftar akun serta mengaplikasikannya dengan benar. Sebagai tambahan, kemampuan untuk menganalisis lebih jauh data akan tetap terbatas pada kategori-kategori tersebut yang dibuat ketika daftar akun dibuat.

Sebaliknya, model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi akan menghindarkan dari masalah-masalah ini dan memberikan lebih banyak fleksibilitas untuk menganalisis data. Tabel-tabel dapat dibuat untuk kategori akun dasar, seperti biaya perjalanan. Tabel-tabel ini juga dapat memasukkan sebuah atribut teks untuk menjelaskan tujuan dari pengeluaran tersebut. Para manajer kemudian dapat menggunakan bahasa pertanyaan untuk mendapatkan biaya perjalanan berdasarkan kategori, seperti perekrutan di kampus atau pameran dagang. 

Selanjutnya, dengan hanya mengubah kondisi yang dispesifikasikan dalam bahasa pertanyaan, kategori-kategori ini dapat dengan mudah diubah dari waktu ke waktu sebagai respons atas kebutuhan yang berbeda. J adi, para pemakai tidak terbatas pada skema klasifikasi biaya yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Akan tetapi, meniadakan sebuah klausul yang dapat membatasi lingkup pertanyaan juga dapat dengan mudah menghasilkan laporan biaya total perjalanan untuk semua tujuan.

Manfaat kedua dari model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi adalah hal tersebut memfasilitasi integrasi informasi keuangan dan nonkeuangan. Peran penting dari fitur ini semakin nyata dengan meningkatnya tekanan untuk memperluas lingkup informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Contohnya, Komite Khusus Pelaporan Keuangan dari AICPA (Jenkins Committee) merekomendasikan bahwa laporan keuangan yang dibuat untuk pemakai eksternal harus meliputi informasi nonkeuangan seperti pengukuran kepuasan pelanggan dan waktu siklus produk. 

Dalam cara yang hampir sama, di dalam postingan sebelumnya kita telah mendiskusikan tren ke arah memasukkan berbagai pengukuran nilai modal manusia dari sebuah perusahaan dalam laporan tahunan. Informasi ini juga dapat digabungkan dengan mudah ke dalam model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi.

Integrasi yang efektif dari data keuangan dan nonkeuangan juga menghasilkan perbaikan pelaporan internal. Dahulu, laporan internal pertama berfokus pada pengukuran kinerja keuangan. Akan tetapi, manajemen organisasi yang efektif membutuhkan pengukuran kinerja dari berbagai dimensi karena tidak ada satu ukuran yang cukup. Sebagai gantinya, manajemen puncak harus memiliki laporan yang memberikan perspektif multidimensi atas kinerja. Manfaat ini akan dibahas secara lebih terinci dibawah konsep balanced scorecard. 

Pertimbangan Pengendalian Internal 

Seperti yang diberitahukan sebelumnya, kebanyakan sistem ERP menggunakan database tersentralisasi, hampir sama dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7, untuk berbagi data antarfungsi. Sistem semacam ini biasanya menguasakan banyak orang yang berbeda untuk memasukkan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu, tetapi hal ini mempersulit untuk memberikan tanggung jawab memelihara integritas data.

Selanjutnya, sistern ERP sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis, hingga mengurangi pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem.

Akan tetapi, berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi yang benar. Prinsip-prinsip dasar yang berkaitan dengan pemisahan tugas yang dijelaskan dalam bab-bab sebelumnya, dapat dan harus diterapkan ke dalam sistem ERP. Contohnya, pegawai yang memasukkan pengeluaran kas tidak boleh merekonsiliasi rekening bank. Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki akses ke pemeliharaan file utama tidak boleh juga melakukan proses bisnis terkait. 

Contohnya, pegawai yang memelihara file utama vendor tidak boleh memproses pengeluaran kas. Seorang pegawai yang dapat kedua fungsi tersebut dapat membuat pemasok fiktif dan kemudian mengeluarkan dana ke pemasok fiktif tersebut (contohnya pegawai tersebut). Dalam cara yang hampir sama, pegawai yang memelihara file utama pelanggan harus tidak bias memproses penerimaan kas. Seorang pegawai yang dapat melakukan kedua fungsi tersebut dapat melakukan jenis penipuan yang disebut sebagai 'gali lubang tutup lubang' (lapping). 

Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki tanggung jawab pemrograman dan administrasi sistem tidak boleh melakukan proses bisnis. Contohnya, jika seorang pegawai yang memiliki tanggung jawab administrasi database juga memiliki otoritas untuk melakukan proses bisnis seperti pengeluaran kas, orang tersebut dapat mengubah tabel database untuk menutupi aktivitas penipuan. Jadi, merupakan hal yang penting  bahwa auditor internal dilibatkan dalam proses implementasi untuk mencegah kelemahan pemisahan tugas ini. 

Sistem ERP juga memberi alat untuk memfasilitasi peninjauan dan mengaudit prosedur pengendalian. Salah satu alat semacam ini adalah kemampuan menelusuri secara terinci yang memungkinkan para auditor internal dengan mudah mengikuti sebuah transaksi di setiap tahap pemrosesan. Bahasa pertanyaan database biasanya yang diberikan dalam sistem ERP adalah alat yang berpotensi untuk digunakan. Guna menggambarkan potensi kelebihan dari kemampuan bahasa pertanyaan tersebut, mari kita pelajari proses memvalidasi pembaruan akun penjualan dalam buku besar. 

Merujuk pada Gambar 15-7, langkah pertama adalah menulis bahasa pertanyaan berdasarkan model data untuk siklus pendapatan. Salah satu pertanyaan semacam itu akan menjumlah nilai semua penjualan selama periode waktu yang diinginkan. Pertanyaan lainnya akan menghubungkan tabel penjualan, pengiriman, dan pemesanan untuk memverifikasi kelengkapan serta validitas semua penjualan yang dicatat. Pertanyaan tambahan dapat ditulis untuk menelusuri penjualan ke pelanggan tertentu dan staf administrasi penjualannya. 

Bahkan, jumlah hubungan antartabel yang dapat dengan mudah dibuat, terbatas hanya pada imajinasi penyelidik. Sebagai tambahan, sistem tersebut dapat dikonfigurasikan untuk membuat daftar file yang ekstensif, yang memungkinkan untuk mengidentifikasi siapa yang mengotorisasi sebuah transaksi. Jadi, sistem ERP memungkinkan untuk memperkaya dan makin melengkapi jejak audit, daripada yang dapat disediakan oleh SIA lama.