Tujuan, Ancaman, Dan Prosedur Pengendalian untuk siklus produksi

 Fungsi kedua dari SIA yang didesain dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang memadai untuk memenuhi tujuan siklus produksi berikut ini:

1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.
2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.
3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.
4. Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat.
5. Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan.
6. Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif.

Materi sebelum dan sesudahnya silahkan cek

1. Tinjauan sejarah mengenai Siklus produksi
2. AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI pada Sistem Informasi Akuntansi
3. Jenis-jenis Sistem Akuntansi Biaya dalam Sistem Informasi Akuntansi
4. Tujuan, Ancaman, Dan Prosedur Pengendalian untuk siklus produksi
5. Ketidakefisienan Dalam Operasi Produksi Juga Mengakibatkan Kenaikan Beban
6. Kebutuhan Informasi Siklus Produksi Dan Model Data Sistem Informasi Akuntansi
7. Manfaat dari sistem activity-based costing-ABC dalam Sistem Informasi Akuntansi
8. Cara Membaca diagram E-R dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Manfaat model data serta Ringkasan Dan Kesimpulan Kasus Sistem Informasi Akuntansi

Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya, memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan-tujuan ini. Dokumen yang sederhana dan mudah dilengkapi dengan perintah yang jelas akan memfasilitasi pencatatan yang akurat dan efisien dari data transaksi. 

1. Memasukkan pengendalian aplikasi yang sesuai, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format), akan lebih jauh meningkatkan akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis.
2. Memberikan tempat di dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang mengisi dan siapa yang menelaah formulir tersebut akan memberikan bukti bahwa transaksi tersebut telah diotorisasi dengan benar. 
3. Memberikan nomor tercetak ke semua dokumen akan memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. 
4. Membatasi akses ke program yang membuat dokumen dan, jika dokumen kertas masih digunakan, ke dokumen kosong, akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.

Tabel 13-2 menyebutkan ancaman-ancaman dan eksposur-eksposur utama dalam siklus produksi beserta prosedur pengendalian tambahan, di samping dokumen serta catatan yang memadai, yang harus ada untuk mengurangi ancaman dan eksposur tersebut. Seperti yang akan Anda lihat dalam diskusi berikut ini, setiap perusahaan, apa pun lini bisnisnya, menghadapi ancaman-ancaman ini. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk memahami bagaimana SIA dapat didesain untuk mengatasinya.

Tabel 13-2 Berbagai Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Produksi

Desain Produk

Desain produk yang kurang baik akan menaikkan biaya dalam beberapa hal. Menggunakan terlalu banyak komponen khusus ketika memproduksi produk yang hampir sama akan meningkatkan biaya yang berhubungan dengan pembelian dan pemeliharaan persediaan bahan baku. Hal ini sering kali juga mengakibatkan proses produksi yang tidak efisien karena banyaknya kerumitan dalam perubahan produksi dari suatu jenis produk ke produk lainnya. Produk yang didesain kurang baik akan lebih banyak menimbulkan biaya jaminan dan perbaikan.

Desain produk dapat diperbaiki melalui data yang akurat tentang hubungan antara komponen dengan barang jadi. Contohnya, produsen mobil telah mendapatkan penghematan biaya yang signifikan dengan menaikkan jumlah komponen bersama dalam dan lintas lini produk. Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan dapat mengidentifikasi penyebab utama kegagalan produk. Informasi itu dapat kemudian digunakan untuk mendesain ulang produk agar dapat meningkatkan kualitas.

Materi sebelum dan sesudahnya silahkan cek

1. Tinjauan sejarah mengenai Siklus produksi
2. AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI pada Sistem Informasi Akuntansi
3. Jenis-jenis Sistem Akuntansi Biaya dalam Sistem Informasi Akuntansi
4. Tujuan, Ancaman, Dan Prosedur Pengendalian untuk siklus produksi
5. Ketidakefisienan Dalam Operasi Produksi Juga Mengakibatkan Kenaikan Beban
6. Kebutuhan Informasi Siklus Produksi Dan Model Data Sistem Informasi Akuntansi
7. Manfaat dari sistem activity-based costing-ABC dalam Sistem Informasi Akuntansi
8. Cara Membaca diagram E-R dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Manfaat model data serta Ringkasan Dan Kesimpulan Kasus Sistem Informasi Akuntansi

Perencanaan dan Penjadwalan

Dua ancaman yang saling berkaitan dalam proses perencanaan dan penjadwalan adalah kelebihan produksi atau kekurangan produksi. Kelebihan produksi dapat mengakibatkan kelebihan pasokan barang atas permintaan jangka pendek, hingga menciptakan potensi masalah arus kas karena sumber daya terikat dalam persediaan.

Kelebihan produksi juga meningkatkan risiko menanggung persediaan yang tidak terpakai. Sebaliknya, kekurangan produksi dapat mengakibatkan kehilangan peluang penjualan dan ketidakpuasan pelanggan.

Perencanaan produksi yang lebih akurat dapat mencegah kelebihan dan kekurangan produksi. Perbaikan membutuhkan prediksi penjualan yang akurat dan baru serta data mengenai jumlah persediaan, semuanya adalah informasi yang dapat disediakan oleh sistem siklus pendapatan dan pengeluaran. Sebagai tambahan, informasi mengenai kinerja produksi, terutama yang berhubungan dengan tren total waktu produksi setiap produk, harus dikumpulkan secara teratur. Sumber-sumber data ini dapat digunakan secara periodik untuk meninjau dan menyesuaikan jadwal induk produksi.

Akan tetapi, risiko kelebihan dan kekurangan produksi lebih tinggi untuk produk baru yang inovatif, seperti busana butik, daripada bahan kebutuhan pokok dan sehari­hari, seperti kebanyakan bahan makanan, karena produk inovatif tersebut secara inheren lebih sulit untuk secara akurat diperkirakan permintaannya daripada produk lainnya. Oleh karenanya, perusahaan yang memproduksi produk-produk baru yang inovatif harus berinvestasi untuk rantai pasokan fleksibel agar dapat dengan cepat meningkatkan atau menurunkan produksi sebagai tanggapan atas permintaan yang didapat.

Persetujuan dan otorisasi yang memadai atas perintah produksi adalah pengendalian lainnya untuk mencegah kelebihan produksi barang tertentu. Salah satu caranya adalah membatasi akses ke program penjadwalan produksi dengan menggunakan password dan matriks pengendalian akses. Merupakan hal yang juga penting untuk memastikan bahwa perintah produksi yang benar telah dikeluarkan.

Verifikasi closed-loop dapat memenuhi pengendalian ini: Perencana produksi memasukkan nomor produk dan sistem tersebut akan menarik deskripsi, jumlah pesanan, dan data lainnya yang relevan, serta meminta pemakai untuk memverifikasi perintah produksi yang benar yang akan dikeluarkan.

Ancaman lainnya adalah perolehan tidak sah aktiva tetap, yang dapat mengakibatkan kelebihan investasi dan mengurangi tingkat laba. Prosedur yang dilibatkan dalam mensahkan pembelian aktiva tetap berbeda, tergantung dari ukuran  permintaan pembelian. Seorang supervisor atau manajer, yang memberikan rincian mengenai ams kas yang diperkirakan dan biaya-biaya lain serta manfaat dari pengeluaran yang diajukan, harus yang pertama merekomendasikan pengeluaran modal yang besar.

Semua rekomendasi semacam ini harus ditinjau oleh eksekutif senior atau oleh komite eksekutif, dan berbagai proyek akan diurutkan berdasar prioritas. Pengeluaran modal yang lebih kecil ( contohnya, untuk yang berbiaya $10,000 atau kurang) biasanya dapat dibeli secara langsung di luar anggaran departemen, yang akan menghindarkan dari proses persetujuan formal. Menyerahkan tanggung jawab pada para manajer atas pengembalian departemen mereka untuk aktiva tetap akaft memberikan insentif tambahan untuk mengendalikan pengeluaran semacam ini.

Oleh karena besarnya ukuran pembelian aktiva tetap, perusahaan harus mengundang beberapa pemasok barang yang sama untuk memberikan tawaran. Sebuah dokumen yang disebut permintaan untuk proposal (request for proposal -RFP), yang menspesifikasikan properti aktiva yang diinginkan, akan dikirim ke setiap vendor. Komite investasi modal harus meninjau tanggapan-tanggapan dari vendor dan memilih tawaran yang terbaik.

Begitu seorang pemasok telah dipilih, perolehan aktiva dapat ditangani melalui proses siklus pengeluaran yang biasa. Secara khusus, pesanan pembelian formal akan dibuat, penerimaan aktiva akan secara formal didokumentasikan dengan menggunakan laporan penerimaan, dan voucher pengeluaran digunakan untuk mengotorisasi pembayaran ke pemasok. Rangkaian pengendalian  pemrosesan yang sama dan pemeriksaan edit yang diterapkan pada pembelian lainnya juga harus digunakan untuk perolehan aktiva tetap.

Materi sebelum dan sesudahnya silahkan cek

1. Tinjauan sejarah mengenai Siklus produksi
2. AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI pada Sistem Informasi Akuntansi
3. Jenis-jenis Sistem Akuntansi Biaya dalam Sistem Informasi Akuntansi
4. Tujuan, Ancaman, Dan Prosedur Pengendalian untuk siklus produksi
5. Ketidakefisienan Dalam Operasi Produksi Juga Mengakibatkan Kenaikan Beban
6. Kebutuhan Informasi Siklus Produksi Dan Model Data Sistem Informasi Akuntansi
7. Manfaat dari sistem activity-based costing-ABC dalam Sistem Informasi Akuntansi
8. Cara Membaca diagram E-R dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Manfaat model data serta Ringkasan Dan Kesimpulan Kasus Sistem Informasi Akuntansi

Operasi Produksi

Pencurian persediaan dan aktiva tetap adalah ancaman utama bagi perusahaan manufaktur. Sebagai tambahan dari hilangnya aktiva, pencurian juga mengakibatkan kelebihan saldo aktiva, yang dapat mengarah pada analisis yang salah atas kinerja keuangan dan dalam kasus persediaan, kekurangan produksi.

Guna mengurangi risiko kehilangan persediaan, akses fisik ke persediaan haus dibatasi dan semua perpindahan persediaan harus didokumentasikan. Jadi, permintaan bahan baku harus digunakan untuk mensahkan pelepasan bahan baku ke bagian produksi. Baik staf administrasi bagian pengendalian persediaan maupun pegawai bagian produksi yang menerima bahan baku, harus menandatangani permintaan tersebut untuk mengakui pelepasan barang ke bagian produksi. Permintaan tambahan bahan baku di luar jumlah yang disebutkan dalam daftar bahan baku juga harus didokumentasikan dan disahkan oleh personel tingkat supervisor. Kartu perpindahan harus digunakan untuk mendokumentasikan perpindahan selanjutnya persediaan di sepanjang berbagai tahap proses produksi. Pengembalian bahan baku apa pun yang tidak digunakan dalam produksi juga harus didokumentasikan.

Pemisahan tugas yang memadai mempakan hal yang penting untuk menjaga persediaan. Memelihara penyimpanan fisik persediaan bahan baku dan barang jadi adalah tanggung jawab bagian penyimpanan persediaan. Supervisor departemen atau pabrik terutama bertanggung jawab atas persediaan barang dalam proses. Fungsi otorisasi, yang dicerminkan melalui pembuatan perintah produksi permintaan bahan baku, dan kartu perpindahan, adalah tanggung jawab perencana produksi, atau, akhir­akhir ini, menjadi tanggung jawab sistem informasi itu sendiri. Pemindai kode garis dan terminal on-line digunakan untuk mencatat perpindahan persediaan, sehingga dapat memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Konsekuensinya, pengendalian akses yang baik dan uji kesesuaian adalah hal yang penting untuk memastikan bahwa  hanya personel yang berhak sajalah yang memiliki akses ke catatan-catatan tersebut.

Terakhir, seorang pegawai yang tidak memiliki tanggung jawab penyimpanan harus secara periodik menghitung persediaan yang dimiliki. Perbedaan apa pun antara perhitungan fisik ini dengan jumlah yang dicatat harus diselidiki. Pengendalian yang hampir sama dibutuhkan untuk menjaga aktiva tetap. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, aktiva tetap harus diidentifikasi dan dicatat. Para manajer  harus diserahkan tanggung jawab dan akuntabilitas untuk aktiva tetap yang berada di bawah kendalinya. Ukuran keamanan harus ada untuk mengendalikan akses fisik ke aktiva tetap. Pelepasan aktiva tetap harus disahkan dengan benar dan didokumentasikan. Sebuah laporan mengenai semua transaksi aktiva tetap harus dicetak secara periodik dan dikirim ke kontroler, yang harus memverifikasi bahwa setiap transaksi telah disahkan dan dilaksanakan dengan benar.

Terakhir, persediaan dan aktiva tetap juga dapat terkena risiko kehilangan karena kebakaran atau bencana lainnya. Oleh karenanya, asuransi yang mencukupi harus dibuat untuk memberikan perlindungan atas kehilangan semacam ini dan memberikan penggantian atas aktiva tersebut.

Akuntansi Biaya

Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan merusak kemampuan pihak manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi produksi. Contohnya, data biaya yang tidak akurat dapat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat tentang produk mana yang diproduksi dan bagaimana menetapkan harga jual saat ini. Kesalahan dalam catatan persediaan dapat mengarah baik pada kelebihan maupun kekurangan produksi barang. Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dan laporan manajerial dapat membiaskan analisis kinerja di masa lampau dan keinginan investasi di masa mendatang atau pembahan dalam operasi.

Prosedur pengendalian terbaik untuk memastikan bahwa entri data akurat adalah dengan mengotomatiskan pengumpulan data dengan menggunakan pemindai kode garis, pembaca kartu, dan alat lainnya. Ketika semua hal ini tidak memungkinkan untuk dilakukan, terminal on-line haras digunakan untuk entri data. Password dan ID pemakai harus digunakan untuk membatasi akses hanya ke pegawai yang berhak saja. Sebagai tambahan, matriks pengendalian akses harus digunakan untuk membatasi akses hanya ke bagian database tertentu yang dibutuhkan pegawai tertentu untuk melakukan tugas yang diberikan. Pemeriksaan digit dan verifikasi closed-loop harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai bahan baku digunakan, operasi dilakukan, dan nomor  pegawai dimasukkan dengan benar. Pemeriksaan validitas, seperti membandingkan nomor barang bahan baku dengan yang tercantum dalam file daftar bahan baku, memberikan kepastian lebih. Terakhir, untuk memverifikasi akurasi catatan database, perhitungan fisik secara periodik atas persediaan harus dilakukan dan dibandingkan dengan jumlah yang dicatat.

Seperti juga dengan persediaan, pemeriksaan periodik dan perhitungan atas semua aktiva tetap harus dilakukan, dan angka-angka tersebut harus direkonsiliasi dengan jumlah yang dicatat. Kelebihan nilai aktiva tetap meningkatkan biaya melalui depresiasi tambahan dan pajak gedung yang lebih tinggi. Kekurangan nilai aktiva tetap juga dapat menimbulkan masalah; contohnya, perhitungan yang tidak akurat atas jumlah computer yang digunakan, dapat menyebabkan perusahaan secara tidak sadar melanggar persyaratan lisensi software.

Ancaman Umum

Seperti dalam siklus lainnya, dua ancaman umum dalam siklus produksi adalah hilangnya data dan kinerja yang kurang baik. Hilangnya data produksi akan menghalangi pengawasan persediaan dan aktiva tetap, sehingga menyusahkan untuk memastikan bahwa aktivitas produksi telah dilakukan secara efisien dan efektif. Oleh karenanya, catatan persediaan dan barang dalam proses harus dilindungi dari kehilangan sengaja atau tidak sengaja, atau dari kemsakan. Pembuatan cadangan secara rutin atas semua file data juga merupakan keharusan. Kopi tambahan atas file utama penting, seperti perintah produksi yang belum diselesaikan dan persediaan bahan baku, harus disimpan di luar lokasi perusahaan. Guna mengurangi kemungkinan penghapusan tidak sengaja file-file yang penting, semua disket dan tape haras memiliki baik label internal maupun eksternal.

Pengendalian akses juga merupakan hal yang penting, karena kehilangan rahasia dagang produksi, dapat menghancurkan perusahaan. Contohnya, seorang pelanggan Recon Optical di Barrington, Illinois, mendapatkan akses ke database produksi perusahaan, mencuri rahasia dagang perusahaan, dan menggunakan informasi itu untuk bersaing dengan Recon. Sebagai akibatnya, Recon Optical terpaksa memberhentikan 800 dari 1.000 pegawainya. Walaupun perusahaan yang menjadi korban karena hal ini dapat menuntut penipunya, kompensasi keuangan apa pun akan terlambat didapatkan untuk mengembalikan bisnisnya.

• Akses tanpa otorisasi juga meningkatkan risiko kerusakan file data yang penting.
• Penggunaan sistem password dan ID dapat membatasi akses ke file-file yang sensitif.

Selanjutnya, pengendalian akses juga harus berlaku untuk berbagai terminal. Contohnya, sistem harus diprogram untuk menolak usaha apa pun untuk mengubah catatan persediaan dari terminal yang berlokasi di departemen teknis. Terakhir, daftar semua aktivitas, terutama tindakan apa pun yang melibatkan persetujuan dari pihak manajemen, seperti permintaan tambahan bahan baku atau lembur, harus dicatat dan dipelihara untuk nantinya ditinjau sebagai bagian dari jejak audit.