Siklus Penggajian Dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics

Peter Wu, wakil direktur utama bagian sumber daya manusia yang baru di AOE, ingin memperbaiki dua kelemahan dalam sistem manajemen SDM/penggajian yang, ada saat ini. Pertama, biaya pemrosesan penggajian telah meningkat secara tetap untuk tahun-tahun belakangan, akan tetapi sistem yang ada sekarang tidak memberikan layanan yang mencukupi. Contohnya, para pegawai merasa kecewa karena penundaan, yang lama untuk mendapatkan informasi mengenai kompensasi dan rencana pension mereka. Selain itu, Linda Spurgeon, ingin memberi para pegawai rencana kompensasi" yang lebih fleksibel. Akan tetapi, hal ini akan makin meningkatkan permintaan atas sistem yang ada. Jadi, Peter harus menemukan cara untuk memperbaiki efisiensi dan respons sistem penggajian AOE.

Kelemahan kedua dalam sistem manajemen SDM/penggajian AOE adalah ketidakmampuannya untuk menelusuri perkembangan keahlian pegawai. Akibatnya, para manajer cenderung untuk mengambil tenaga kerja dari luar untuk memenuhi kebutuhan akan pegawai, bukan mempromosikan atau memindahkan para pegawai. Praktik ini telah menurunkan moral pegawai. Hal ini juga mengganggu evaluasi efektivitas investasi AOE dalam ha] pelatihan dan pendidikan berkelanjutan. Jadi, tugas lain Peter adalah menemukan cara untuk memperbaiki efektivitas sistem manajemen SDM di AOE.

Saat ini, AOE, seperti juga perusahaan lainnya, memiliki sistem manajemen SDM dan penggajian yang terpisah. Sistem penggajian, yang berada di bawah kendali departemen akuntansi, membuat cek pembayaran untuk pegawai dan memelihara catatan yang berkaitan, seperti yang disyaratkan oleh peraturan pemerintah. Sistem penggajian menggunakan pemrosesan batch: Pegawai honorer (per jam) akan dibayar, dua minggu sekali; pegawai tetap dan pegawai yang menerima komisi akan dibayar per bulan. Sistem manajemen SDM, yang dijalankan departemen sumber daya, manusia, memelihara file-file riwayat kerja pegawai, keahlian, dan kompensasi pegawai; file-file ini diperbarui setiap minggu. Setiap sistem memelihara file-file, mereka sendiri secara terpisah, terkadang menyimpan juga data-data yang sama seperti tingkat gaji, dalam format yang berbeda. Praktik ini mempersulit para personil, bagian akuntansi untuk membuat laporan yang menggabungkan data manajemen SDM dan penggajian.

Peter bertemu dengan Elizabeth Venko dan Ann Brandt untuk mendiskusikan bagaimana meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem manajemen SDM/penggajian AOE. Elizabeth dan Ann menunjukkan bahwa merupakan ha] yang mungkin untuk mendesain kembali berbagai aktivitas agar sistem penggajian dan manajemen SDM, berpadu. Ketika Anda membacabab ini, pikirkan tentang hubungan antara aktivitas, manajemen SDM dan penggajian dan bagaimana database yang terpadu dapat membuat kedua fungsi tersebut lebih efisien dan efektif.

PENDAHULUAN

Siklus Manajemen SDM/penggajian rangkaian adalah aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting:

1. Merekrut dan memperkerjakan pegawai baru
2. Melatih
3. Memberikan tugas pekerjaan
4. Memberikan kompensasi (penggajian)
5. Mengevaluasi kinerja
6. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Sebagai tambahan, biaya penggajian juga dialokasikan ke produk dan departemen untuk digunakan dalam penetapan harga dan keputusan bauran produk.

Tugas 1 dan 6 dilakukan sekali untuk setiap pegawai, sementara tugas 2 hingga 5 dilakukan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Di sebagian besar perusahaan, keenam aktivitas ini dipisahkan ke dalam dua sistem terpisah. Tugas keempat, memberikan kompensasi untuk pegawai, adalah fungsi utama sistem penggajian. Sistem manajemen SDM melakukan kelima tugas lainnya. Dalam banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dipisahkan secara organisasional: sistem manajemen SDM biasanya merupakan tanggung jawab direktur sumber daya manusia, sementara kontroler mengelola sistem penggajian.

Fokus utama bab ini adalah sistem penggajian, karena sistem penggajian merupakan salah satu komponen terbesar dan terpenting dalarn SIA. Sistern penggajian harus didesain untuk memenuhi peraturan pemerintah dan juga kebutuhan informasi pihak manajemen. Catatan penggajian yang tidak lengkap atau salah tidak hanya mempersulit pengambilan keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan penahanan! Jadi, desain sistem penggajian yang efisien dan efektif adalah hal yang sangat penting.

Akan tetapi, juga merupakan hal yang penting untuk memiliki sistem manajemen SDM yang didesain dengan baik. Pengetahuan dan keahlian para pegawai adalah aset vang berharga dan harus secara hati-hati dikelola, dikembangkan, dan dipelihara. Perusahaan membutuhkan sistem manajemen SDM yang efektif untuk membantu menugaskan pegawai yang tepat ke berbagai tugas dan untuk memfasilitasi pengawasan perkembangan berkelanjutan atas aset intelektual organisasi.

GAMBARAN UMUM

Gambar 14-1 menyajikan diagram konteks sistem penggajian, yang memperlihatkan hubungannya dengan sistem manajemen SDM dan dengan bagian lain dari SIA. Gambar ini menunjukkan lima sumber utama input sistem penggajian. Departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan diskresi ( contohnya, kontribusi untuk rencana pensiun). Berbagai departemen kemudian memberikan data mengenai  jam kerja pegawai yang sebenarnya. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan instruksi untuk memenuhi persyaratan peraturan. Dalam cara yang hampir sama, perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memberikan instruksi untuk menghitung dan memotong berbagai pajak.

Cek adalah output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima eek gaji terpisah sebagai kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji dikirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Cek juga dibuat untuk lembaga pemerintah, perusahaan asuransi, dan organisasi lainnya untuk memenuhi kewajiban perusahaan (contohnya, pajak, premi asuransi). Sebagai tambahan. sistem penggajian menghasilkan berbagai laporan, yang akan kita diskusikan kemudian untuk pemakaian internal dan eksternal.

Para pegawai adalah aset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan ke para pelanggan. Bahkan, di dalam organisasi jasa profesional, seperti kantor akuntan public dan firma hukum, pengetahuan dan keahlian pegawai adalah komponen penting dalam produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja mencerminkan beban utama yang terjadi untuk menghasilkan pendapatan. Bahkan di dalam perusahaan manufaktur, di mana tenaga kerja biasanya hanya mencerminkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah penggerak biaya dalam hal kualitas kerja mereka mempengaruhi baik produktivitas keseluruhan maupun tingkat kecacatan produk. Jadi, bukanlah hal yang mengejutkan untuk menemukan bahwa beberapa analis saham meyakini bahwa sumber daya manusia perusahaan mungkin dapat bemilai beberapa kali lipat lebih besar dari nilai aset berwujudnya, seperti persediaan, properti, dan perlengkapan.

Gambar 14-1 Diagram konteks bagian penggajian dalam siklus manajemen SDM/penggajian

Memang dari dulu SIA belum digunakan untuk mengukur atau melaporkan status sumber daya manusia sebuah perusahaan. Salah satu alasannya adalah aset yang dilaporkan dalam laporan keuangan mencerminkan sumber daya yang dimiliki perusahaan, tetapi yang belum dikonsumsi. Namun, para pegawai tidak "dimiliki" oleh perusahaan. Akibatnya, nilai sumber daya manusia dahulu diakui ketika digunakan yang biasanya dicatat sebagai biaya gaji dan upah atau, dalam hal tenaga kerja langsung di perusahaan manufaktur, dimasukkan sebagai bagian dari biaya persediaan.

Situasi ini mulai berubah. Perusahaan seperti Dow Chemical telah menciptakan posisi eksekutif baru dengan kedudukan sebagai direktur aset intelektual. Para eksekutif ini bertanggung jawab untuk mengukur dan mengembangkan sumber daya manuisia organisasi tersebut. Perusahaan lainnya, seperti Skandia Group, yang merupakan lembaga keuangan terbesar di Skandinavia, bahkan telah mulai memasukkan informasi sumber daya manusia ke dalam laporan tahunan mereka.

Skandia membagi aset modal intelektual mereka ke dalam dua kategori: manusia dan struktural. Modal manusia adalah pengetahuan yang dimiliki para pegawai di Skandia, yang dapat ditingkatkan dan dikembangkan melalui pengangkatan tenaga kerja dan pelatihan. Modal intelektual struktural adalah pengetahuan yang telah didapat dan diimplementasikan dalam bentuk decision support system, expert system, atau database pengetahuan agar dapat disebarkan di seluruh organisasi. Direktur modal intelektual di Skandia yakin bahwa modal intelektual struktural bahkan lebih bernilai daripada modal intelektual manusia, karena modal intelektual struktural tidak akan berhenti atau bekerja untuk pesaing dan dapat digunakan berkali-kali.

Mengakui nilai pengetahuan dan keahlian pegawai menekankan biaya sesungguhnya yang berkaitan dengan banyaknya tingkat pergantian pegawai. Para ahli memperkirakan bahwa, rata-rata, biaya yang berkaitan dengan penggantian seorang pegawai adalah 1,5 kali dari gaji tahunan pegawai tersebut. Jadi, organisasi yang mengalami tingkat pergantian pegawai di bawah rata-rata industri akan mendapat penghematan biaya yang besar jika dibandingkan dengan para pesaing yang memiliki mengelola dan tingkat pergantian pegawai yang tinggi. Tentu saja, beberapa pergantian pegawai akan selalu terjadi dan bahkan diinginkan. Contohnya, organisasi konsultasi professional secara tradisional mendorong pergantian pegawai pada tingkat tertentu karena mereka yakin bahwa hal tersebut akan memberikan sumber ide baru yang penting. Kuncinya adalah mengendalikan clan mengelola tingkat pergantian pegawai. Pergantian pegawai sangat penting untuk dipahami clan dikelola. Moral dan sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja keuangan organisasi.

Contoh-contoh ini menggarisbawahi pentingnya mengembangkan modal intelektual serta sumber daya manusia secara efektif. Agar dapat melakukan hal ini, SIA harus didesain untuk melakukan lebih banyak hal daripada hanya mencatat data waktu clan kehadiran serta mempersiapkan cek gaji.

Sebagai gantinya, sistem penggajian lurus diintegrasikan dengan sistem manajemen SDM agar pihak manajemen memiliki akses yang mudah tidak hanya ke data mengenai biaya yang berkaitan dengan pegawai, tetapi juga mengenai keahlian clan pengetahuan pegawai. Bagian selebihnya dari bab ini diatur berdasarkan tiga fungsi dasar yang diberikan oleh SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian: pemrosesan data transaksi mengenai aktivitas pegawai, penjagaan aset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan. Bab ini dimulai dengan menjelaskan aktivitas dasar dalam siklus penggajian. Kemudian, dibahas tujuan pengendalian siklus manajemen SDM/penggajian dan menjelaskan prosedur pengendalian yang dapat diaplikasikan untuk mengurangi potensi ancaman utama dalam siklus ini. Bab ini diakhiri dengan pembahasan mengenai keputusan penting dalam siklus manajemen SDM/penggajian clan mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tersebut. Bagian ini menyajikan model data yang memenuhi kebutuhan informasi tersebut clan dengan secara efektif mengintegrasikan data penggajian dengan informasi manajemen SDM lainnya.