Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas pada proses Sistem Informasi Akuntansi

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

1.       Entri pesanan penjualan

2.       Pengiriman

3.       Penagihan dan Piutang Usaha

4.       Penagihan Kas

 

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Entri Pesanan Penjualan        

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

1.       Mengambil pesanan dari pelanggan

2.       Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3.       Memeriksa ketersediaan persediaan

 

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

1.       Mengambil dan mengepak pesanan

2.       Mengirim pesanan tersebut

 

urutan materi Sistem Informasi Akuntansi

1. Tinjauan Sekilas Sistem Informasi Akuntansi
2. APAKAH SIA ITU ? MENGAPA MEMPELAJARI SIA ?
3. Proses Bisnis Tinjauan Menyeluruh Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
4. apa itu E-Business? Penjelasan Model, Pengaruh, E-Business dan ASP-ASP
5. Pembuatan Model Data dan Desain Database pada Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
6. Pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi terhadap Ancaman-ancaman atas SIA
7. Pengendalian Sistem Informasi Berdasarkan Komputer berdasarkan Empat Prinsip Keandalan Sistem
8. Penipuan dan Pengamanan Komputer Dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Audit Sistem Informasi Berbasis Komputer pada Sistem Informasi Akuntansi
10. Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas pada proses Sistem Informasi Akuntansi
11. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas Selama Dalam Sistem Informasi Akuntansi
12. Siklus Produksi untuk proses Sistem Informasi Akuntansi
13. Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia - Sistem Informasi Akuntansi
14. Sistem Buku Besar dan Pelaporan pada Sistem Informasi Akuntansi
15. Berbagai Strategi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

1.       Penagihan ke para pelanggan

2.       Memelihara data piutang usaha

 

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

1.       Menangani kiriman uang pelanggan

2.       Menyimpannya ke bank

 

Siklus Pendapatan – Keputusan-keputusan penting

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

–        Bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan ini ?

Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :

 

Siklus Pendapatan – Keputusan-keputusan penting

·         Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?

·         Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ?

·         Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?

·         Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?

·         Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?

·         Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?

·         Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

 

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

Langkah ini termasuk semua  includes all the activities involved  in soliciting and processing customer orders.

Key decisions and information needs:

·         decisions concerning credit policies, including the approval of credit

·         information about inventory availability and customer credit status from the inventory control and accounting functions, respectively

 

Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1.       Mengambil pesanan dari pelanggan

2.       Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3.       Memeriksa ketersediaan persediaan

 

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

·         Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

·         Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

 

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:

·         Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan

·         Uji kewajaran

·         Persetujuan kredit

·         Otorisasi umum, Batas kredit

·         Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

 

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.

Internally generated documents produced by sales order entry:

·         Pesanan penjualan

·         Slip pengepakan

·         Kartu pengambilan barang

 

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

·         Menentukan ketersediaan persediaan.

·         Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

·         Menentukan harga produk dan jasa.

·         Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.

·         Memilih metode untuk mengirim barang.

 

Pengiriman (Aktivitas 2)

Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

–        Menentukan metode pengiriman.

–        in-house

–        outsource

Dokumen, catatan, dan  prosedur:

·         Kartu pengambilan printed by the sales order  entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.

·         Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.

·         Beberapa tempat pemeriksaan  dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

 

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:

1.       Invoicing customers

2.       Maintaining customer accounts

·         Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan Informasi:

·         Accurate billing is crucial and requires information identifying the items and quantities shipped, prices, and special sales terms.

·         The sales invoice notifies customers of the amount to be paid and where to send payment.

·         A monthly statement summarizes transactions that occurred and informs customers of their current account balance.

·         A credit memo authorizes the billing department to credit a customer’s account.

 

Jenis sistem penagihan:

1.       Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.

2.       Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.

Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

 

Metode-metode pengurusan piutang dagang:

1.       Metode faktur terbuka

2.       Metode pembayaran gabungan

Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

 

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?

·         Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

·         Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

·         Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

·         Kepuasan pelanggan

·         Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

·         Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

 

Penagihan Kas (Aktivitas 4)

Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:

1.       Kasir

2.       Fungsi piutang dagang

 

Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:

·         Pentingnya pengurangn pencurian kas.

·         Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.

·         Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan Faktur aplikasi harus dikredit.

 

Dokumen, catatan, dan prosedur:

·         Cek diterima dan dikirim (disimpan).

·         Daftar pengiriman uang  dipersiapkan dan dimasukkan  secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.

·         The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

 

Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

·         Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

·         Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

·         Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

·         Semua transaksi dicatat dengan akurat.

·         Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

·         Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan 

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
3. Legitimasi pesanan	Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business
4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.	Sistem pengendalian persediaan

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kesalahan pengiriman: •       Brg. Dag. Yang salah •       Jumlah Yang salah •       Alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data
2. Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
2. Kesalahan dalam penagihan	Pengendalian edit entri data Daftar harga
3. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

 

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Pencurian Kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas;  kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

 

Masalah-masalah Pengendalian Umum

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kehilangan Data	Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
2. Kinerja yang buruk	Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

 Model Data Siklus Pendapatan

• The REA data model provides one method  for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.
• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:

Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data                             

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
• Menentukan ketersediaan persediaan
• Memilih metode untuk mengirim barang

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu                       

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja          

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Model Data Siklus Pendapatan

• Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas)
• The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle activities

Model Data Siklus Pendapatan

Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE

Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE