Proses Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung (lingkaran 6.0 dalam Gambar 14-2). Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Surat edaran Employer's Tax Guide, yang diterbitkan oleh IRS, memberikan instruksi terinei mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan mengirimkan pajak penghasilan serta untuk mengisi berbagai laporan.

Gambar 14-2 dapat dilihat pada postingan

Siklus Penggajian Dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan Negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai rencana kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan.

Terakhir, banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua. Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan atas sistem manajemen SDM/penggajian perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai dapat menghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaan tentang rencana 401 (k). Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusan investasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuk layanan semacam ini tanpa meningkatkan biaya, dengan cara memberikan akses ke informasi penggajian/manajemen SDM dalam intranet perusahaan.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak  penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai (lingkaran 7.0 dalam Gambar 14-2). Organisasi harus secara periodik membuat eek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.

Gambar 14-2 dapat dilihat pada postingan

Siklus Penggajian Dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

Pilihan Pemrosesan: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Tenaga Kerja

Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja. Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian seperti yang dijelaskan dalam bagian ini. Organisasi tenaga kerja (professional employer organization PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain kompensasi dan administrasi pegawai. Oleh karena mereka memberikan jasa dalam lingkup yang lebih sempit, biro jasa penggajian biasanya lebih murah daripada PEO.

Ketika organisasi melakukan outsourcing untuk pemrosesan penggajian, mereka mengirim data waktu dan kehadiran ke biro jasa penggajian atau PEO, serta informasi  mengenai perubahan personel, pada setiap akhir periode pembayaran. Biro jasa penggajian atau PEO kemudian menggunakan data tersebut untuk membuat cek gaji, slip gaji, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodic menghasilkan formulir W-2 untuk pegawai dan laporan lainnya yang berhubungan dengan pajak.

Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah karena alasan-alasan berikut ini:

Menurunkan biaya. Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan. Mereka dapat membebankan tagihan yang lebih murah daripada biaya untuk melakukan penggajian sendiri. Biro jasa penggajian atau PEO juga menghemat uang karena meniadakan perlunya mengembangkan dan memelihara keahlian yang dibutuhkan untuk mematuhi aturan pajak yang terus berubah.

Kompensasi yang lebih luas. PEO mengumpulkan biaya untuk mengadministrasikan kompensasi bagi semua klien mereka. Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama luasnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pada umumnya.

Membebaskan sumber daya komputer. Biro jasa penggajian atau PEO meniadakan satu atau lebih aplikasi SIA (penggajian dan manajemen kompensasi). Sumber daya komputer yang bebas tersebut kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan pelayanan di area lainnya, seperti entri pesanan penjualan.

Oleh karena dasar keunggulan kompetitif makin bergantung pada keahlian dan pengetahuan para pegawai, pengelolaan yang efektif dan efisien atas fungsi penggajian dan manajemen SDM menjadi semakin penting. Jadi, seperti yang ditunjukkan dalam Fokus 4-2, konsultasi SDM mewakili niche yang secara potensial menguntungkan untuk kantor akuntan pubik kecil dan menengah.