Pembuatan Model Data dan Desain Database pada Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Bagaimana kita dapat mendokumentasikan SIA yang diimplementasikan sebagai database relasional?

• Bab ini menjelaskan bagaimana cara mendesain dan mendokumentasikan database relasional untuk suatu SIA.
• Memusatkan perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek desain database yang harus dipahami para akuntan.
• Bab ini juga memperkenalkan model akuntansi REA dan diagram Entity-Relationship (E-R).
• Serta menunjukkan bagaimana mempergunakan alat-alat ini untuk membangun sebuah model data SIA.
• Akhirnya, bab ini akan mendeskripsikan bagaimana mengimplementasikan hasil model data dalam database relasional.

urutan materi Sistem Informasi Akuntansi

1. Tinjauan Sekilas Sistem Informasi Akuntansi
2. APAKAH SIA ITU ? MENGAPA MEMPELAJARI SIA ?
3. Proses Bisnis Tinjauan Menyeluruh Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
4. apa itu E-Business? Penjelasan Model, Pengaruh, E-Business dan ASP-ASP
5. Pembuatan Model Data dan Desain Database pada Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
6. Pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi terhadap Ancaman-ancaman atas SIA
7. Pengendalian Sistem Informasi Berdasarkan Komputer berdasarkan Empat Prinsip Keandalan Sistem
8. Penipuan dan Pengamanan Komputer Dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Audit Sistem Informasi Berbasis Komputer pada Sistem Informasi Akuntansi
10. Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas pada proses Sistem Informasi Akuntansi
11. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas Selama Dalam Sistem Informasi Akuntansi
12. Siklus Produksi untuk proses Sistem Informasi Akuntansi
13. Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia - Sistem Informasi Akuntansi
14. Sistem Buku Besar dan Pelaporan pada Sistem Informasi Akuntansi
15. Berbagai Strategi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Perancangan dan Implementasi Sistem Database

Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database:

1. Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai.
2. Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru.
3. Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal.
4. Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut.
5. Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru.
6. Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.

Model Data REA

Pembuatan model data adalah proses of defining a database so that it faithfully represents all aspects of the organization, including its interactions with the external environment. REA (Sumber daya, Data, Kegiatan) data model is a conceptual modeling tool that focuses on the business semantics underlying an organization’s value chain activities.

Pembuatan model data  dalam proses  Desain database

Model data REA memberikan struktur dalam dua cara:

1. Dengan mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan dalam database SIA
2. Dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database SIA tersebut

Jenis-jenis Entitas

Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori yang berbeda, yaitu :

1. Sumber daya yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi
2. Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi
3. Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut

Sumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Contoh sumber daya organisasi adalah:

1. Kas
2. Persediaan
3. Peralatan

Kegiatan adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Contoh kegiatan organisasi adalah :

1. Kegiatan penjualan
2. Kegiatan penerimaan kas

Pelaku adalah entitas jenis ketiga  dalam model REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.

Contoh pelaku organisasi adalah

1. Pegawai
2. Pelanggan

Membangun diagram REA

Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut :

1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi untuk menerima, dalam siklus tersebut.
2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi.
4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan..

Pola dasar REA  (Basic REA template)

Diagram REA, Langkah 1: Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi

Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas.

1. Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya
2. Kolom tengah untuk kegiatan.
3. Dan kolom kanan untuk pelaku.
4. Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.
5. Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.

Diagram REA, Step 2:
Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku

Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.

• Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan.
• Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.
• Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.
• Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.

Diagram REA, Langkah 3: Masukkan Kegiatan Komitmen

• Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran. 
• Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubungan

• Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. 
• Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas.
• Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.
• The minimum cardinality of a relationship indicates whether each row in that entity MUST be linked to a row in the entity on the other side of the relationship.
• Minimum cardinalities can be either 0 or 1.
• A minimum cardinality of zero means that a new row can be added to that table without being linked to any rows in the other table.
• A minimum cardinality of 1 means that each row in that table MUST be linked to at least one row in the other table
• Kardinalitas minimemThe minimum cardinality of zero in the (0, N) cardinality pair to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a new customer may be added to the database without being linked to any sales events.

• Kardinalitas minimum of 1 in the  (1, 1) cardinality pair to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a new sales transaction CAN ONLY be added if it is linked to a customer.

• Kardinalitas maksimem dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya  on the other side of the relationship.
• Kardinalitas maksimem dapat baik 1 atau N.
• Kardinalitas minimem 1 artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu dapat dihubungkan ke hanya satu baris dalam tabel lainnya.
• Kardinal maksimem N artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu bisa dihubungkan lebih dari satu baris dalam tabel lainnya.
• Kardinalitas maksimum N dalam (0, N) pasangan kardinalitas to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a given customer MAY be linked to many sales events.
• Kardinalitas maksimum 1 dalam (1, 1) pasangan kardinalitas to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a given sales transaction can only be linked to one customer.
• Kardinalitas are not arbitrarily chosen by the database designer.
• They reflect facts about the organization being modeled and its business practices obtained during the requirements analysis stage of the database design process.

Hubungan antar Entitas

Terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas, tergantung dari kardinalitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas.

1. Hubungan satu-ke-satu (1:1)
2. Hubungan satu-ke-banyak (1:N)
3. Hubungan banyak-ke-banyak (M:N)

Jenis-jenis perbedaan hubungan)

Diagram Hubungan Entitas

• Diagram Hubungan Entitas- (E-R) adalah satu metode untuk skema penggambaran database disebut diagram E-R  karena it shows the various entities being modeled and the important relationships among them.
• Dalam sebuah diagram E-R, entitas appear as rectangles, and relationships between entities are represented as diamonds.

Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional

Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik. Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).

Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :

1. Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak
2. Memberikan atribut ke tabel yang tepat
3. Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak

Membuat Tabel

From the previously discussed REA diagram, nine tables would be created: one for each of the seven entities and one for each of the many-to-many relationships.

1. Persediaan                                 
2. Pembelian
3. Pegawai
4. Pemasok
5. Kasir
6. Pengeluaran Kas
7. Kas
8. Pembelian-persediaan
9. Pembelian-pengeluaran kas

Menetapkan Atribut untuk Setiap Tabel

• Menetapkan Kunci Utama: Biasanya, kunci utama of a table representing an entity is a single attribute.
• Other Attributes: Additional attributes are included in each table to satisfy transaction processing requirements.

Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak

• Hubungan Satu ke Satu: Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya.
• Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh
• Hubungan Satu ke Banyak: Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar.
• Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1
• Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas. i

Dokumentasi Praktik Bisnis

• Diagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database.
• Diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis  organisasi dan pola pertukaran ekonominya.
• The zero minimum for the sales event indicates that credit sales are made
• The N maximum for the sales event means that customers may make installment payments
• The one minimum for the cash receipts event indicates that cash is not received prior to delivering the merchandise
• The N maximum for the cash receipts event means that customers may pay for several sales with one check

Organization Specificity of REA Diagrams

• Due to the fact that S&S sells mass-produced goods, its REA diagram models the relationship between sales and inventory as being many-to-many.
• An REA diagram for a rare art dealer would depict the relationship between sales and inventory as being one-to-many.

Pengambilan Informasi dari SIA

• Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuka yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA.
• Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.
• Setiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas.
• Setiap pembayaran pelanggan bisa dilakukan lebih dari satu penjualan.
• Apakah permintaan logis itu ?
• Total piutang dagang adalah jumlah dari seluruh penjualan yang tidak memiliki nomor pembayaran.
• Setiap transaksi penjualan dapat dibayar secara cicilan (angsuran).
• Setiap pembayaran pelanggan hanya untuk satu penjualan.
• Apakah permintaan logis itu ?
• Jumlah seluruh penjualan; (2) Jumlah penerimaan kas; then A/R = (1)-(2)
• Setiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas.
• Setiap pembayaran pelanggan untuk satu penjualan.
• Apakah permintaan logis itu?
• Total piutang dagang adalah jumlah seluruh penjualan  yang tidak memiliki nomor pembayaran.
• Setiap transaksi penjualan dibayar secara cicilan (angsuran).
• Setiap pembayaran dari pelanggan dapat membayar lebih dari satu penjualan.
• Apakah permintaan logis itu ?
• (1) Jumlah semua penjualan; (2) Jumlah semua penerimaan kas; Then A/R = (1)-(2)