Aktivitas Siklus Penggajian Dalam Penerapan Sistem Informasi Akuntansi

Gambar 14-2 menunjukkan tujuh aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch, karena 

1. Cek gaji dibuat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) 
2. sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.

Gambar 14-2 DFD level O Siklus Penggajian

Gambar 14-3 memperlihatkan sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi batch seperti yang digunakan di AOE. Kita akan merujuk pada Gambar 14-3 ketika mendiskusikan tentang berbagai aktivitas yang diperlihatkan dalam Gambar 14-2.

Gambar 14-3 Bagan alir manajemen SDM/penggajian

Gambar 14-3 Bagan alir manajemen SDM/penggajian

Perbarui File Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus manajemen SDM/penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi (lingkaran 1.0 dalam Gambar 14-2). Departemen manajemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, Gambar 14-3 memperlihatkan bahwa departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai clan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, Catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, termasuk formulir W-2, mcmbutuhkan data mengenai semua pegawai yang pemah bekerja untuk organisast tersebut sepanjang tahun terkait.

Perbarui Tarif dan Pemotongan Pajak

Aktivitas kedua dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif clan pemotongan pajak lainnva (lingkaran 2.0 dalam Gambar 14-2). Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang tetjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah clan perusahaan asuransi.

Validasi Data W aktu dan Kehadiran

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai (lingkaran 3.0 dalam Gambar 14-2). Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. Skema pembayaran Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja.

Kartu waktu juga mencantumkan total jam kerja yang digunakan selama suatu periode pembayaran. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-3, semakin banyak penggunaan mesin pencatat waktu elektronis untuk menggantikan kartu waktu dari kertas. Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu waktu kerja untuk mencatat data rinci mengenai bagaimana pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu, pekerjaan apa yang mereka lakukan). Data tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para profesional di dalam organisasi jasa seperti kantor akuntan, firma hukum, dan konsultan, dengan cara yang hamper sama akan menelusuri waktu yang mereka habiskan dalam melakukan berbagai tugas.

Data ini digunakan untuk secara akurat membebankan tagihan ke para klien. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap ( contohnya para manajer dan staf profesional), jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiran mereka dalam suatu pekerjaan.

Para pegawai bagian pemasaran dibayar baik berdasarkan komisi murni maupun dengan gaji ditambah komisi. Hal ini membutuhkan kehati-hatian para pegawai tersebut untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Sebagai tambahan, beberapa pegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target. Perusahaan di Amerika Serikat makin memperluas insentif bonus ke para pegawai selain pegawai penjualan, untuk memotivasi produktivitas yang lebih besar dan kualitas kerja yang lebih baik. 

Contohnya, Nucor Corporation, salah satu produsen baja terbesar di Amerika Serikat, membayar para pekerja bajanya berdasarkan tarif per jam yang ditetapkan sekitar 60 persen dari rata-rata industri, ditambah bonus berdasarkan jumlah ton baja yang mereka hasilkan clan kirimkan. Banyak perusahaan juga menawarkan kepada para pegawai non eksekutif mereka opsi saham. Dengan melakukan hal ini, perusahaan-perusahaan tersebut menyatakan bahwa para pegawai termotivasi untuk secara aktif mencari cara memperbaiki layanan clan memotong biaya agar nilai paket kompensasi mereka meningkat.

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus didesain secara baik dengan tujuan yang realistis clan dapat dicapai agar dapat secara objektif diukur. Penting untuk diingat bahwa tujuan tersebut harus sejalan dengan tujuan perusahaan clan bahwa para manajer mengawasi tujuan tersebut untuk memastikan bahwa tujuan tersebut masih sesuai. Tentu saja, skema pembayaran insentif yang didesain secara kurang baik dapat menghasilkan perilaku yang tidak diinginkan. Contohnya, Sears Automotive mengalami pengaruh negatif yang tidak diharapkan karena meng-implementasikan rencana insentif baru pada awal era 1990-an dengan membayar montir mereka berdasarkan komisi atas jumlah suku cadang yang dijual serta jumlah jam kerja yang dihabiskan. Tujuannya adalah memfokuskan  perhatian pegawai atas bagaimana usaha mereka mempengaruhi laba perusahaan.

Akan tetapi, hasilnya adalah skandal karena adanya tuduhan bahwa para pegawai Sears menyarankan perbaikan yang tidak perlu untuk meningkatkan bayaran mereka sendiri. Tuduhan tersebut mengurangi kepercayaan publik pada Sears Automotive dan mengarah pada pendapatan yang lebih rendah. Dengan hati-hati, Sears akhirnya meninggalkan skema insentif ini.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

Gambar 14-3 menunjukkan bagaimana pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas. Hal ini dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya memasukkan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual. Contohnya, pembaca kartu dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja para pegawai bagian produksi.

Data tersebut kemudian secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan penggajian. Dalam cara yang hampir sama, mesin pencatat waktu elektronis dapat mengirimkan data waktu serta kehadiran langsung ke program pemrosesan penggajian. AOE sedang berencana mengimplementasikan teknik ini untuk mengotomatiskan pengumpulan data waktu dan kehadiran bagi para pekerja pabriknya.

Prosedur yang hampir sama dapat digunakan untuk para pegawai jasa profesional. Contohnya, pegawai layanan internal di AT & T menggunakan telepon sentuh-bunyi untuk memasukkan waktu yang dihabiskan dalam melakukan berbagai tugas, hingga meniadakan penggunaan kartu waktu kerja dari kertas. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.

Mempersiapkan Penggajian

Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian (lingkaran 4.0 dalam Gambar 14-2). Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

Prosedur

Gambar 14-3 menunjukkan langkah-langkah dalam memproses penggajian. Pertama, file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan (langkah ini tidak ditunjukkan dalam Gambar 14-3).

File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Contohnya, para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu-per-duabelas dari gaji tahunan mereka setiap periode pembayaran.

Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum: potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan dan cacat; iuran serikat pekerja; dan kontribusi untuk berbagai amal.

Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbarui. Memelihara catatan pendapatan kumulatif yang akurat adalah hal yang penting, untuk dua alasan. Pertama, pengurangan untuk pajak jaminan sosial dan potongan lainnya memiliki batas, perusahaan harus mengetahui kapan meniadakan potongan untuk setiap pegawai. Kedua, informasi ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa jumlah yang sesuai untuk pajak dan potongan lainnya, dikirim ke lembaga pemerintahan, perusahaan asuransi, dan organisasi lainnya. Informasi ini juga harus dimasukkan ke dalam berbagai laporan yang disimpan untuk lembaga-lembaga tersebut.

Terakhir, daftar penggajian dan eek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Gambar 14-1 memberikan contoh mengenai kedua laporan ini (yang tidak perlu dicetak di kertas).

cek Gambar 14-1 pada post di bawah

• Siklus Penggajian Dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, clan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.

Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja. Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan jumlah total untuk kolom di slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukkan ke dalam buku besar setelah semua cek gaji dicetak. Tabel 14-1 menjelaskan beberapa laporan tambahan yang dihasilkan oleh sistem penggajian.

Tabel 14-1 Contoh Laporan Siklus Manajemen SDM/Penggajian

Membayar Gaji

Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai (lingkaran 5.0 dalam Gambar 14-2). Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan eek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk rrtendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.

Prosedur

Gambar 14-3 menunjukkan bahwa begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank reguler organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas dalam rekening penggajian yang terpisah.

Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir. Kasir akan meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan menandatangani sebuah eek untuk mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian perusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani, dan menyebarkan eek gaji. Jadi, tugas mensahkan dan mencatat transaksi penggajian dipisahkan dari penyebaran cek gaji yang sesungguhnva. Kasir tersebut akan segera menyimpan kembali eek gaji yang tidak diklaim ke dalam rekening bank milik perusahaan. Guna mencegah pembuatan dan penyebaran eek gaji palsu, sebuah daftar efek gaji yang tidak diklaim akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki lebih jauh.

Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, tempat daftar tersebut dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan kartu waktu dan kartu waktu kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakannya untuk memperbarui buku besar. Peluang efisiensi: setoran langsung Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi eek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. 

Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah eatatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap eatatan meneakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim seeara elektronis, dengan menggunakan EDI, ke setiap bank yang terlibat. Dana tersebut kemudian akan dikirim seeara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap eek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.

Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biaya pembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bank dan pengiriman. Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnya pengambangan dana, yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika mereka dimasukkan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi, penghematan yang berhubungan dengan setoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian besar perusahaan kini menawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung dan mendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.