Sistem Informasi Manajemen

Raymond Mcleod, Jr

Jenis Sumber Daya

SUMBER DAYA FISIK

     1. Man (Manusia)
     2. Material (Bahan)
     3. Machine (Mesin - termasuk fasilitas + energi )
     4. Money (Uang )

SUMBER DAYA KONSEPTUAL 

     5. Information (Informasi – termasuk data)  

Sumber daya yang ke-5 (informasi) memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola   sumber daya fisik.

Manajemen Sumber Daya

• Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus.
• Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada effisiensi puncak.
• Akhirnya manjer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak effisien atau usang.

Manajemen Informasi

• Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna, kemudian ia memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat, sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.
• Pada akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
• Seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seeffektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut “Manajemen Informasi”

Alasan menaruh perhatian pada manajemen informasi :

• Kegiatan bisnis telah menjadi kompleks
• Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Para pemakai komputer :

• Manajer
• Non – Manajer
• Orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan

Tingkat – tingkat manajemen :

• Tingkat perencanaan strategis
• Tingkat pengendalian manajemen
• Tingkat pengendalian operasional

Fungsi Manajemen (Henri Fayol : 1914)

• Planning (merencanakan)
• Organizing (mengorganisasikan)
• Staffing (menyusun staff)
• Directing (mengarahkan)
• Controlling (mengendalikan)

Peran Manajerial (Henry Mintzberg)

• Inter – personal
         - Figurehead (tugas seremonial)
         - Leader (melatih, motivasi, mempekerjakan)
         - Liaison (menjalin hubungan)
• Informational
         - Monitor (selalu mencari informasi)
         - Desseminator (meneruskan informasi ke dalam)
         - Spokesperson (meneruskan informasi ke lu
• Decisional
         - Entrepreneur (membuat perbaikan)
         - Disturbance handler (bereaksi thd kejadian)
         - Resource Allocator (mengendalikan pengeluaran)

• Fungsi-funsi manajemen dan peran – peran manajerial ini akan bermanfaat saat merancang sistem informasi.

Manajemen

Keahlian Manajemen
 1 keahlian komunikasi (menerima,  mengirim informasi dlm bentuk lesan dan tertulis)
 2 keahlian pemecah masalah (manajer perlu membuat keputusan dlm proses pemecahan masalah)

Pengetahuan Manajemen
 1 Computer literacy (pengetahuan ttg istilah, keunggulan & kelemahan komputer)
 2 Information literacy (pengertian bgmana memperoleh & menggunakan informasi)

Apakah sistem itu ?

• Sistem adalah sekelompok elemen-2 yg terintegrasi dgn maksud yg sama utk mencapai suatu tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yg bekerja menuju tercapainya suatu tujuan ttt sesuai ketentuan pemilik / manajemen.
• Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Smber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi kpd elemen output (3 elemen sistem : input, transformasi dan output)
• Contoh: Input : bahan mentah, diubah menjadi barang jadi melalui proses manufaktur. Mekanisme kontrolnyaadalah manajemen perusahaan, tujuannya adalah sasaran -2 yg ingin dicapai perusahan, lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi kpd manajemen dan dari manajemen.
• Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, umpan balik dan tujuan disebut : “Sistem Lingkaran Terbuka” (open loop system)
• Contoh : Pemanas ruangan listrik yg kecil, yg ditancapkan menyala dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara utk mengendalikan outputnya.
• Suatu sistem dgn tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol dan lingkaran umpan balik) disebut “ Sistem Lingkaran Tertutup “ (closed loop syatem)

Sistem terbagi menjadi :

• Sistem Terbuka : suatu sistem yg dihub kan dgn lingkungannya melalui arus sumber daya
• Sistem Tertutup : suatu sistem yg tdk dihub kan dgn lingkungannya.
• Subsistem : sistem di dalam suatu sistem, berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat, contoh : mobil.
• Supersistem : jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yg lebih besar, sistem yg lebih besar itu adalah supersistem. Contoh : pemerintahan propinsi.

Sistem Bisnis

• Tanggung jwb utama manajer adalah memastikan bahwa perush mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan utk membuat berbagai bagian perush bekerja sama spt shrsnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem itu agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
• Sistem perush berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yg lebih besar atau supersistem. Jika perush itu suatu bank, misalnya maka ia mrpkan bag masyarakat keuangan, masy. bisnis, masy. Setempat & masy. Luas (lihat gambar 1.9)
• Perush bisnis adalah suatu sistem fisik, yg terdiri dari sumber daya fisik. Sedangkan sistem konseptual sebaliknya, adalah sistem yg menggunakan sumber daya konseptual (informasi dan data) utk mewakili suatu sistem fisik, yg umumnya ada , sbg citra dari pikiran manajer, sbg angka atau tulisan pada selembar kertas atau bentuk elektronik.
• Komputer adalah sustu sistem fisik, tetapi data dan informasi yg disimpan di dlmnya dpt dipandang sbg suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik.
• Sistem fisik penting karena keberadaannya, sistem konseptual penting karena penggambarannya atas sistem fisik.

Contoh, jika penyimpanan komputer menunjukkan bahwa ada tujuh puluh perkakas di dlm gudang, inspeksi di gudang harus mengungkapkan ketujuh puluh perkakas itu.

• Pentingnya pandangan suatu sistem : 
• Mencegah manajer tersesat dlm kompleksitas struktur org dan rincian pekerjaan
• Perlunya memiliki tujuan yg baik
• Pentingnya kerjasama semua bag
• Ada keterkaitan org dgn lingkungan
• Memberi nilai tinggi pd inform umpan balik yg hanya dicapai dgn sistem lingkaran tertutup.

Data versus Informasi

• Data terdiri dari fakta-2 dan angka-2 yg secara relatif tdk berarti bagi pemakai. 
• Informasi adalah data yg telah diproses, atau data yg memiliki arti.
• Pengolah informasi (information processor) adalah salah satu elemen kunci dlm sistem konseptual. Pengolah informasi dpt meliputi elemen-2 komputer, elemen-2 nonkomputer atau kkombinasinya.
• Contoh : Data dpt berupa jumlah jam kerja tiap pegawai perush. Bila dikalikan upah per jam dan dijumlah menjadi gaji peg. (diubah menjadi informasi)