Analisis Biaya dan Pengendalian Usaha Kecil Menengah

Analisis Biaya

Biaya merupakan bagian yang penting dalam melakukan bisnis dan harus ditangani dengan baik. Biaya harus diperhitungkan pada saat pengusaha membuat kebijakan harga, perkiraan penjualan, dan pcrencanaan usaha. Biaya merupakan kenyataan hidup pada setiap bisnis. Narnun, biaya yang terlalu tinggi akan segera menghancurkan bisnis. Pada intinya biaya harus dikendalikan. Cara terbaik untuk melakukan hal tersebut adalah dengan memahaminya; mengetahui apa yang akan terjadi pada saat meningkatkan atau menurunkan biaya.

Memeriksa Biaya. Mengenali dan memeriksa biaya akan membantu mempertahankan bisnis. Pengendalian biaya yang baik dapat membantu memperbesar laba dengan penjualan yang sama atau bahkan dalam jumlah yang lebih kecil. Pemeriksaan yang baik terhadap biaya dimulai dengan bagian penjualan pada laporan laba/rugi. Memahami mengapa penjualan terjadi atau tidak terjadi sebagaimana yang direncanakan akan membantu lebih baik dalam memahami kinerja biaya-biaya tersebut di dalam bisnis.

Hal pertama yang harus dicatat adalah apakah yang telah terjadi pada bulan tertentu, misalnya penjualan dengan jumlah besar yang sangat tidak biasa. Mungkin bulan yang seharusnya merupakan penurunan penjualan, tiba-tiba menjadi bulan yang menguntungkan, atau sebaliknya, barangkali cuaca yang buruk menyebabkan kelambatan pengiriman barang dan lesunya penjualan. Apabila tidak menyadari faktor-faktor yang memberikan dampak pada penjualan, mungkin anda akan membeli persediaan dalam jumlah yang terlalu banyak setelah terjadi situasi penjualan yang tidak normal. Hal itu dapat mengakibatkan Anda kehilangan ‘laba’ apabila harus memangkas harga untuk membuang persediaanyang lama.

Penjualan. Hasil penjualan atau pendapatan merupakan fungsi dari harga per satuan dikalikan dengan volume satuan. Oleh karena itu, peningkatan harga maupun volume satuan akan meningkatkan hasil rupiah penjualan. Apabila terjadi   penurunan   harga   maupun   volume   (tanpa   diimbangi   dengan peningkatan di bidang lain), maka hasil rupiah penjualan pun akan menurun. Harga yang menurun tanpa diimbangi dengan peningkatan volume akan menghasilkan pendapatan yang rendah dan hampir selalu menghasilkan kerugian. Apabila anda merencanakan untuk mengambil diskon perdagangan untuk meningkatkan persediaan untuk sebuah penjualan khusus, namun tidak terdapat  uang  untuk  diskon  tersebut  pada  saat  itu,  dan  apabila  barang dagangan telah tiba sedangkan pelanggan tidak ada, maka akan terdapat kesulitan ganda.

a.    Harga Pokok Penjualan (HPP)

Hal selanjutnya yang perlu dievaluasi dan diperiksa selain biaya adalah harga pokok penjualan (HPP). Teliti dan wasdai dengan seksama setiap peningkatan  atau  penurunan persentase penjualan  bersih.  Temukanlah sebab-sebab penurunan dan peningkatan tersebut, seperti pembelian barang-barang yang meningkatkan atau menurunkan harga. Mungkin hal itu berupa biaya pengangkutan yang meningkat, pembusukan, atau pengurangan yang diakibatkan oleh pencurian. Hal-hal semacam itu seringkali   dianggap   sebagai   hal-hal   yang   sudah   umum,   tetapi keberhasilan bisnis ditentukan dengan memperhatikan hal-hal yang kecil pada bagian HPP ini.

HPP sebaiknya dijabarkan ke dalam subbidang-subbidang khusus, seperti pengangkutan, biaya pembuatan, diskon (baik diambil atau tidak diambil dan sebagainya). Tinjauan yang baik terhadap HPP tersebut sebaiknya melibatkan pula tagihan-tagihan terakhir dan membandingkannya dengan tagihan-tagihan sebelumnya untuk barang-barang dagangan yang sama, untuk menentukan dimana terjadi penyimpangan dan apa sebabnya.

b.    Piutang dan Penagihan

Untuk menghasilkan uang, diperlukan biaya. Taktik yang digunakan adalah mempersingkat waktu antara komitmen kas dan penagihannya. Cara terbaik adalah dengan selalu memonitor biaya-biaya.

c. Biaya Tetap (Biaya yang tidak bergantung pada penjualan atau fixed expenses)

Biaya-biaya tetap, seperti sewa, bunga, asuransi, penyusutan, pajak, dan perizinan. Setiap biaya tetap harus disebarkan secara merata setiap bulan dalam setiap tahun. Apabila hal ini telah dilakukan, peningkatan pada penjualan seharusnya menyebabkan peningkatan margin laba lebih cepat  dibandingkan  apabila  biaya  tersebut  merupakan  biaya  variabel (yaitu biaya yang dikaitkan pada penjualan). Biaya tetap dapat memberikan keuntungan yang besar dari penjualan yang meningkat daripada biaya vairabel. Sebaliknya juga terjadi apabila penjualan menurun dan biayanya adalah tetap dan tidak dapat dikurangi.

Pengendalian biaya tetap sebaiknya dilakukan dengan sebagai berikut:

1. 1)  Negosiasikan harga terbaik untuk semua produk dan jasa yang dibeli sejak awal, gunakan penawaran yang kompetitif,
2. 2)  Cobalah dengan melakukan pertukaran (barter),
3. 3)  Lakukan  pembayaran  hanya  sebanyak  dan  sesering  yang  barus dilakukan, dan secara terus-menerus mencari harga yang lebih baik,
4. 4)  Jangan pernah membayar pada saat awal,
5. 5)  Anggaplah bahwa semua tenggang waktu pembayaran dapat ditawar/ (dinegosiasikan),
6. 6)  Lakukanlah investasi, bukan menghamburkan uang.

d.    Biaya Variabel (sangat berkaitan dengan volume penjualan)

Biaya variabel meliputi upah, biaya iklan, pengiriman, pemasokan, telepon, iuran dan sumbangan, dan penggunaan (utilitas) lainnya. Biaya- biaya tersebut harus dianalisis untuk mengetahui keuntungan penjualan atau efisiensi biaya yang lain. Biaya-biaya tersebut diperbandingkan dengan data dan persentase per tahun. Persentase tersebut harus sejalan dengan persentase industri dan pengalaman yang telah lampau. Apabila penjualan meningkat atau menurun, namun tidak dilakukan apapun untuk menyesuaikan biaya-biaya, maka diperlukan penanganan khusus.

Dengan menganalisis biaya variabel dapat menentukan nilainya, apakah biaya-biaya tersebut menciptakan penjualan atau meningkatkan margin. Hal  ini  sangat  penting  untuk  membuat  peramalan,  perencanaan  lini produk yang baru, perluasan usaha, dan sebagainya.

Laba bersih merupakan bagian akhir laporan. Laba bersih mungkin terlihat baik, namun demikian mungkin terdapat persoalan yang disebabkan oleh variabel yang lain. Apabila beberapa biaya dikurangi dan margin laba tidak meningkat, berarti telah terjadi sesuatu untuk mengimbangi peningkatan laba. Hal ini terjadi karena mungkin terdapat persoalan pada harga pokok penjualan.

Meningkatkan Keuntungan pada Biaya (Return on Expense)

Untuk memangkas biaya-biaya, dengan meningkatkan keuntungan pada biaya-biaya, dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu memeriksa: 

kebijakan  piutang;  pengeluaran   kas; daftar  gaji/upah;  pengendalian persediaan; daftar penawaran; biaya pembelian.

2.    Mengendalikan Usaha

Bagi UKM terdapat  beberapa  cara  untuk  mengendalikan  bisnis.  Beberapa yang terbaik di antaranya adalah dengan melakukan analisis keuangan dengan menyajikan rasio dan persentase serta menyajikan pula empat macam teknik untuk membantu dalam pengendalian bisnis. Dalam Lampiran 2 dapat dipelajari tentang analisis rasio keuangan. Dengan pengendalian ini juga pemberian bantuan untuk meramalkan berapa banyak uang diperlukan untuk mempersiapkan penjualan, promosi, memperkenalkan lini produk baru, atau memperluas bisnis. Pengendalian terhadap bisnis memiliki dua manfaat. Pertama, pengendalian membantu meningkatkan apa yang sedang dikerjakan sekarang;  dan  kedua,  pengendalian  membantu  mempersiapkan  perluasan usaha atau perubahannya tanpa terjebak dalam kesulitan kas yang disebabkan tidak memiliki rencana untuk menjaga segala sesuatunya agar tetap seimbang.

Empat macam teknik untuk pengendalian usaha:

a.   Analisis trend,

b.   Pembuatan format posisi kas, c.   Pembuatan laporan target,

d.   Pembuatan jadwal usia piutang dagang.

Analisis Kecenderungan (Trend Analysis) Analisis kecenderungan sebagai metode sederhana dalam mencatat rasio dan biaya setiap bulan dan setiap tahunnya. Analisis ini membantu pebisnis UKM agar tetap berada dalam jalur yang benar, yaitu dengan memberikan peringatan untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan agar usaha bisnis berjalan dengan sukses. Empat format (Format A, B, C dan D) dapat dilihat dalam lampiran untuk membantu agar berhasil dalam melakukan bisnis.

Pertama, (format  A) tersebut  membantu dalam mencatat  rasio-rasio  setiap bulannya.  Kedua,  (format  B)  membantu  mencatat  rasio-rasio  per  tahun. Ketiga,   (Format   C)   membantu   mencatat   berbagai   pengeluaran   setiap bulannya.  Dan keempat,  (Format  D)  membantu  mencatat  pengeluaran per tahunnya.

Buatlah  salinan  setiap  format  per  bulan  tersebut  pada  awal tahun  bisnis. Berikan  nama pada  setiap kolom dengan  nama  bulan  yang  bersangkutan. Catat rasio atau pengeluaran akhir bulan pada kolom yang disediakan dan segera  akan  segera  diketahui  tren  bulanan,  Pencatatan  terhadap  rasio  dan biaya pada format tahunan akan menunjukkan trend tahunan. Kolom terakhir pada format tersebut sebaiknya mencatat tujuan atau rata-rata industri pada setiap rasio atau persetase pengeluaran. Hal ini akan memungkinkan diketahui seberapa baik melakukan usaha untuk mencapai tujuan tersebut. 

Dengan melakukan pencatatan, dapat  diperoleh urutan peristiwa mengenai seberapa baik bisnis ini. Catatan ini sangat baik untuk digunakan sebagal bahan tinjauan ulang beserta analisisnya, dan akan membantu dalam membuat perencanaan untuk masa yang akan datang.

Dua buah Format B dan Format D sebagai contoh tentang bagaimana dapat menggunakan trend untuk memahami bisnis dengan lebih baik. Pada contoh pertama tadi, format perbandingan rasio memberikan gambaran selama tiga tahun pada perusahaan XYZ sebagai pemasok perlengkapan gedung. Dengan asumsi bahwa pemilik perusahaan sedang mencoba untuk mencocokkan atau mendekati angka dalam rata-rata Industri.

D.   Latihan Kelompok

1.  Peserta  dibagai  menjadi  5  kelompok  sesuai  dengan  minat-masing  peserta secara musyawarah dan masing-masing ditetapkan ketua dan sekretaris kelompok untuk melakukan diskusi kelompok,

2.  Masing-masing  kelompok  peserta  mengidentifikasi  jenis  usaha  mikro  dan usaha  kecil  suatu  bidang  usahanya  (misalnya;  agribisni  atau  agro-industri, sektor peternakan, perikanan, industri rumahtangga, pedagang, industri kerajinan rakyat), untuk melakukan pembinaan dalam aspek manajemen usaha dan manajemen keuangan.

3.  Dari  segi  manajemen  keuangan  apakah  telah  ada  pencatatan  akuntasni keuangan untuk usaha mikro atau usaha kecil jenis usaha yang telah dipilih

oleh kelompok peserta.

4.  Setelah  diidentifikasi  upaya   apa   yang   harus   dikembangkan   dalam   arti kompetensi apa manajemen keuangan yang harus ditingkatkan dari sisi kelompok sasaran dalam manajemen usaha kecil.

Kelompok Peserta yang memilih Usaha Mikro

1.  Apakah usaha mikro telah memiliki catatan transaksi keuangan sebagai dasar untuk untuk menyusun laporan keuangan untuk membuat usulan bantuan fasilitasi kredit atau dana bergulir yang telah disediakan oleh perusahaan atau bantuan pemerintah Pusat atau Pemda ?

2.  Untuk meningkatkan kompetensi dalam aspek manajemen keuangan hal-hal apa saja yang perlu ditingkatkan kompetensi ? Penyusunan Neraca, Laporan

laba/rugi dan laporan arus kas, berikan alasannya)

3.  Identifikasikan kelemahan dan kekuatan dari usaha mikro yang telah dipilih tersebut, lalu berdasarkan hal tersebut upaya apa yang dilakukan untuk meningkatkan usaha mikro dalam aspek manajemen keuangan? Sebutkan langkah langkah untuk peningkatan kompetensi dalam aspek pengelolaan keuangan usaha mikro tersebut.

4. Aspek manajemen keuangan apa saja yang perlu ditingkatkan, apakah penyusunan laporan keuangan, dalam manajemen keuangan sangat diperlukan oleh usaha mikro tersebut, berikan alasannya! 

Kelompok yang memilih Usaha Kecil

1.  Apa yang dimaksud dengan keunggulan kompetitif? Mengapa hal ini penting bagi usaha kecil ?

2. Identifikasi kelemahan, kekuatan, peluang dan ancaman yang telah dipilih tersebut ? Buatlah tabel Matrik Internal (kekuatan dan kelemahan dan faktor peluang dan ancaman, Berikan contohnya hasil analisis identifikasi ini ?

3.  Berdasarkan hal tersebut upaya apa yang dilakukan untuk meningkatkan usaha kecil dalam aspek manajemen rencana keuangan?

4. Sebutkan langkah-langkah untuk peningkatan kompetensi dalam aspek manajemen keuangan?

5.  Apakah proses manajemen keuangan dan penyusunan laporan keuangan dapat ditingkatkan  dengan  mengingat  kelemahan  sumberdaya  manusia  terutama

dalam tingkat pendidikan ?

6.  Langkah-langkah  dan  subjek  apa  yang  diperlukan dalam  proses  menyusun laporan keuangan yang menjadi prioritas yang perlu dilakukan oleh kepada mereka? Berikan alasan mengapa langkah langkah tersebut dipilih.

7.  Langkah   langkah   apa   yang   diperlukan   dalam   pengendalain   keuangan perusahaan kecil, sebutkkan dan diskusikan langkah penting yang perlu dilakaukan oleh seorang pemilik atau manajer usaha kecil dan menengah.

E.   Rangkuman

Manajemen usaha bagi usaha mikro lebih berfokus pada manajemen keuangan. Bagi usaha mikro fungsi ini masih lemah dan perlu ditingkatkan kompetensinya, disamping manajemen produksi, dan pemasaran. Manajemen keuangan berkaitan dengan administrasi keuangan berupa proses pencatatan transaksi keuangan atau dikenal akuntansi.

Salah satu aspek penting adalah mengelola keuangan perusahaan. Dalam manajemen keuangan ada yang memerlukan fokus perhatian,  yaitu: (1) Aspek sumber  dana,  (2)  Perencanaan  dan  penggunaan  dana,  (3) Pengawasan/pengendalian keuangan.

Laporan keuangan merupakan sarana utama membuat laporan informasi keuangan kepada  orang-orang  dalam  perusahaan  (manajemen  dan  para  karyawan)  dan kepada masyarakat di luar perusahaan (Bank, Investor, pemasok dan pihak lain yang berkepentingan). Dalam laporan ini berisi tentang neraca (balance sheet), Laporan Laba/Rugi (income statements) dan Laporan Arus Kas (cash flow stetment).

Laporan keuangan didasarkan dari hasil pencatatan yang disebut kegiatan Akuntansi. Kegunaan Akuntansi dapat dipetik dari fungsinya: (1) Mencatat semua transaksi keuangan yang harus dilakukan sepanjang menjalankan bisnis; (2) Memilah-milah berbagai dokumen pencatatan yang dikumpulkan, sehingga diperoleh catatan yang disebut harta, modal dan utang; (3) Menghasilkan berbagai ukuran rasio, yaitu: (a) Rasio Likuiditas (liquidity ratio), digunakan untuk mengukur jumlah uang yang tersedia untuk membayar biaya-biaya jangka pendek maupun jangka panjang; (b) Rasio Profitabilitas (profitability ratio), yang digunakan untuk mengukur dan membantu mengendalikan pendapatan; (c) Rasio efisiensi (efficiency 

ratio),  yang  berfungsi  untuk  mengukur  dan  membantu  mengendalikan operasi perusahaan.  Informasi  Akuntansi  sangat  bermanfaat  bagi  pengusaha  (pihak internal) untuk mengendalikan usaha dan pihak ekternal, (a) Investor yang diajak bergabung dalam bisnis, (b) Kreditor atau lembaga keuangan untuk memeroleh pinjaman dalam mengembangkan bisnis, (c) Petugas pajak.

Berdasarkan laporan tersebut dapat dilakukan evaluasi untuk menyusun rencana strateji bisnis dan tindakan keuangan lainnya untuk pengembangan bisnis.