Umpan Balik Dalam Proses Penilaian

Disaat penilaian selesai dilakukan, adalah penting untuk meng komunikasikannya kepada para karyawan untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang bagaimana posisi mereka di mata atasan langsungnya dan dimata organisasi. Adalah umum bagi organisasi untuk menuntut manajernya mendiskusikan penilaian ini dengan para karyawan. Wawancara umpan balik penilaian ini dapat digunakan untuk memperjelas adanya kesalahpahaman dari kedua pihak. Dalam wawancara ini, manajer harus menekankan pada konseling dan pengembangan, tidak hanya memberitahukan karyawannya “Inilah nilai Anda dan mengapa”. Memfokuskan pada pengembangan memberikan kedua belah pihak sebuah kesempatan untuk mempertimbangkan kinerja karyawan – apa yang telah dikerjakan dengan baik dan potensi-potensi yang harus dikembangkan. Oleh karena itu, umpan balik merupakan bagian yang penting dari penilaian, tinjauan, singkat terhadap umpan balik dan bagaimana prosesnya merupakan hal yang berguna untuk membantu adanya pemahaman terhadap wawancara penilaian.

Konten yang sangat jelas berhubungan : Kesalahan Penilai dan Perspektif Sumber Daya Manusia

Umpan Balik sebagai suatu Sistem

Ada tiga komponen umumnya dikenal dalam sistem umpan balik, yaitu data, evaluasi data tersebut, dan beberapa tindakan berdasarkan evaluasi tersebut.

Data adalah informasi faktual mengenai perilaku yang diamati dan konsekuensinya. Sistem umpan balik mungkin dinilai mengenai akurasinya, kelengkapannya, dan ketepatan dari data-data yang telah didapatkan. Kebanyakan data merupakan fakta yang melaporkan apa yang terjadi, seperti “Charlie memecahkan sebuah photon” atau “Mary bicara dengan kasar kepada seorang teknisi”. Sebagai contoh, ketika Mary berbicara dengan kasar kepada teknisi, hla ini bisa merupakan contoh dari hubungan antar manusia yang buruk, menggambarkan kurangnya sensitivitas. Akan tetapi, hal ini mungkin juga merupakan tindakan yang tepat dan diperlukan. Seseorang akan membantu untuk menilai makna dan nilai data tersebut, mana merupakan evaluasi.

Evaluasi merupakan cara dari sistem umpan balik bereaksi kepada fakta-fakta yang ada, dan ini membutuhkan standar kinerja. Para evaluator, tentu saja akan mendapatkan kesimpulan yang berbeda-beda terhadap suatu kinerja yang sama dengan menggunakan standar yang berbeda. Manajemen mungkin akan mengevaluasi informasi faktkual yang sama secara berbeda dibandingkan evaluasi para konsumen (sebagai contoh, yang berkaitan dengan pertukaran barang dagangan, atau keputusan kredit) atau evaluasi dari rekan kerja. Evaluasi dapat dikerjakan oleh orang yang menyediakan data, oleh atasan, atau oleh kelompok.

Agar umpan balik dapat menyebabkan perubahan, beberapa keputusan harus dibuat berkaitan dengan tindakan yang mengikutinya. Sebuah sistem dimana data dan evaluasi tidak mempengaruhi tindakan, tidak akan menjadi sistem umpan balik. Dalam sistem penilaian yang tradisional, seorang manajer membuat beberapa saran yang spesifik mengenai tindakan yang mungkin diambil oleh karyawan di masa mendatang. Dalam umpan balik 3600, orang-orang dari mana informasi tersebut didapatkan mungkin juga menyarankan beberapa tindakan yang mungkin perlu dipertimbangkan oleh si individu berkaitan dengan keputusan yang sudah diambil (seperti, penugasan pekerjaan), tetapi tidak dalam hal lainnya (seperti kenaikan gaji) yang tergantung pada kondisinya.

Mungkin perlu melibatkan si pemberi informasi jika tindakan yang mengikuti evaluasi ini sifatnya sangat tinggi ketergantungannya dan menuntut adanya koordinasi dengan orang-orang yang memberikan informasi. Ketiga komponen ini (data, evaluasi, dan tindakan) merupakan bagian yang perlu dari sebuah sistem umpan balik yang berhasil.

Berbagai Macam Metode Penilaian Kinerja 

Wawancara Penilaian

Wawancara penilai memberikan baik suatu peluang maupun bahaya. Ini merupakan pengalaman emosional bagi mananajer dan karyawannya, karena si manajer harus mengkomunikasikan baik kritik membangun maupun kritik yang merusak. Salah satu persoanalan utama bagi para manjer adalah bagaimana menekankan aspek positif dari kinerja karyawan sambil tetap mendiskusikan cara membuat peningkatan yang diperlukan. Jiwa wawancara ini dilakukan dengan buruk, karyawan akan merasakan adanya penolakan, dan konflik bisa terjadi, yang bisa direfleksikan dalam pekerjaan di masa mendatang.

Karyawan biasaya mendekati wawancara penilaian ini dengan beberapa pemikiran. Mereka kadang merasa bahwa diskusi tentang kinerja ini sangat pribadi dan penting untuk kelanjutan keberhasilan pekerjaan mereka. Pada waktu yang bersamaan, mereka juga ingin tahu bagaimana perasaan manajer terhadap kinerja mereka. 

Petunjuk untuk Para Manajer dalam Wawancara Penilaian

Reaksi Para Manajer

Para manajer dan atasan yang harus menyelesaikan penilaian terhadap karyawannya kadangkala menolak proses penilaian tersebut. Manajer bisa saja merasa telah ditempatkan dalam posisi “sebagai Tuhan”. Bagian utama dari peran manajer adalah untuk membantu, mendorong, membina dan menasehati karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka. Namun demikian, menjadi hakim di satu sisi dan menjadi pembimbing dan penasehat di sisi lainnya mungkin akan menciptakan konflik internal dan kebingungan untuk para manajer.

Fakta bahwa penilaian mungkin mempengaruhi masa depan karier seorang karyawan bisa mempengaruhi penilai untuk mengubah atau bias pada penilaiannya. Bias ini biasaya lebih cenderung terjadi ketika manajer tahu bahwa mereka harus mengkomunikasikan dan mempertahankan penilaian mereka terhadap para karyawannya, para atasannya, dan spesialis Sumber Daya Manusia. Dari sudut pandang manajer, memberikan umpan balik negatif kepada karyawan dapat dengan mudah dihindari dengan cara membuat penilaian karyawan menjadi positif. Reaksi seperti ini merupakan usaha-usaha untuk menghindari ketidaknyamanan dalam situasi interpersonal. Akan tetapi, penghindaran ini tidak membantu siapa pun. Seorang manajer berkewajiban terhadap karyawannya suatu penilaian yang telah dipertimbangkan dengan baik.

Adapun Penilaian Karyawan Secara Individual Oleh Atasan, Rekan

Reaksi Karyawan yang Dinilai

Banyak karyawan memandang penilaian sebagai suatu permainan dengan jumlah nol – yaitu, situasi dimana seorang harus menjadi seorang pemenang, atau pihak yang kalah. Karyawan juga mungkin melihat bahwa proses penilaian sebagai suatu ancaman dan merasa bahwa satu-satunya cara untuk mendapatkan nilai yang lebih tinggi adalah dengan orang lain mendapatkan nilai yang lebih rendah. Persepsi kalah/menang ini didorong dengan adanya penilaian dengan metode perbandingan. Namun demikian, penilaian bisa saja tidak menjadi permainan dengan jumlah nol – yaitu, jika kedua belah pihak dapat menang dan tidak ada seorangpun yang harus kalah. Penekanan pada peningkatan diri dan aspek pengembangan tampak menjadi cara yang paling efektif untuk mengurangi reaksi jumlah nol ini, dari mereka yang berpartisipasi dalam proses penilaian.

Reaksi karyawan yang umum lainnya adalah sama dengan reaksi siswa terhadap hasil ujiannya. Seorang dosen mungkin menyiapkan sebuah tes yang dianggap sudah adil, tetapi ternyata hal ini tidak selalu diikuti dengan siswa yang merasa bahwa tes tersebut sudah cukup adil. Para siswa mungkin saja melihatnya secara berbeda. Seperti juga halnya karyawan yang dinilai, tidak selalu setuju dengan apa yang dilakukan si manajer ketika sedang memberikan penilaian. Meskipun demikian, dalam kebanyakan kasus, karyawan akan memandang penilaian yang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tujuan sebenarnya dari penilaian itu – yaitu umpan balik yang bersifat membangun.