The management of e-business

Introduction

Bab ini menitik beratkan pembahasan manajemen e-business dari perspektif  knowledge sharing, applications systems, kemampuan yang harus dimiliki manajer dalam mengaplikasikan e-business dan manajemen resikonya.

The key to successful utilization of technology in e-business is determined by the quality of management.

Analysis of the key management skills required to link human resources with effective use of technology. Identifying key elements of a risk assessment framework, identifying the requirements for achieving stated aims within the context of each element, and identifying the risks associated with each element. The overview also includes possible solutions to overcoming or minimizing risks associated with undertaking e-business.

Managing knowledge

For many modern organizations the route to competitive advantage lies in their ability to share knowledge and become a learning organization (Pada kebanyakan organisasi modern sebuah keunggulan kompetitif sangat tergantung pada kemampuan untuk membagi pengetahuan dan menjadi organisasi yang selalu belajar) 

Dalam ekonomi era baru dimana teknologi menjadi cepat using, pasar yang mudah dan cepat berubah, Firms need to have creativity and innovation at the heart of their organizational culture that helps create a constant stream of new knowledge

different types of knowledge

• Explicit knowledge

• Tacit knowledge

• Theoretical knowledge

• Strategic knowledge

Explicit knowledge: information stored as data or documents

Tacit knowledge: information stored in the human mind , ‘know-how’, intangible assets such as intellectual and creative abilities

Theoretical knowledge: knowledge that furthers understanding, ‘know-why’

Strategic knowledge: knowledge that furthers decision making, ‘know-what’

Mengelola pengetahuan merupakan aspek penting dari setiap kegiatan organisasi dan manajer perlu memiliki keahlian yang baik, teknologi dan sistem reward yang memfasilitasi serta mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan baik eksplisit dan tacit.

KNOWLADGE MANAGEMENT

Organisasi yang mendasarkan strateginya pada pengetahuan dapat menciptakan keunggulan kompetitif dengan memproduksi keterampilan, kompetensi, produk dan proses sehingga  pesaing sulit untuk menemukan dan meniru keunggulan yang dimiliki.

• Knowledge can be embedded in technology and products or in customer service or in a brand.

• Technology plays a key role in the process of managing knowledge

Knowledge management systems

KMS membantu dalam membangun sebuah proses belajar organisasi dengan memfasilitasi pengumpulan dan penyebaran informasi bisnis di seluruh organisasi 

Knowledge management systems attributes (O’Brien (2002))

• Communication: the ability to share information

• Co-ordination: the ability to control and co-ordinate work efforts and use of resources

• Collaboration: the ability to work co-operatively on joint projects and tasks

Workgroups are where two or more people work together on the same project or task 

A team is a collaborative workgroup. Collaboration is the co-operative work of a team that produces an end product greater than the sum of its parts

The key to success for many modern businesses is having teams of workers collaborating on projects.

Technologies for knowledge management

Three important technologies that support knowledge management are:

• Data warehousing

• Data mining

• Knowledge management portals

Data warehousing

Adalah penggunaan database yang besar yang menggabungkan semua data yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh sebuah organisasi. Melalui data warehousing perbaikan pada metode tradisional dalam menyimpan data di mana informasi disimpan dalam sistem yang terpisah dan tidak ada fasilitas untuk berbagi informasi.

DATA MINING

Data mining adalah perangkat lunak yang menggunakan proses pengambilan keputusan untuk mencari data mentah untuk pola dan hubungan yang mungkin signifikan. Manajer dapat menganalisis data dan mengidentifikasi kecenderungan perilaku pembelian online dengan segmen pasar tertentu.

knowledge management portal

Sebuah portal manajemen pengetahuan adalah titik akses tunggal bagi karyawan untuk berbagai sumber informasi yang menyediakan akses pribadi pada intranet organisasi.

Enterprise Collaboration Systems (ECS)

Kunci sukses bagi banyak bisnis modern adalah memiliki tim-tim yang bekerja dan berkolaborasi dalam sebuah proyek. ECS menggunakan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya jaringan untuk mendukung tiga atribut kunci komunikasi, koordinasi dan kolaborasi dalam organisasi Examples of ECS: e-mail, web publishing, video conferencing, chat rooms and document sharing

An important software for supporting ECS is called ‘groupware’. Groupware adalah kolaborasi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk berbagi informasi dengan satu sama lain dan bekerja sama dalam berbagai proyek

Managing applications systems for e-business

Salah satu kunci sukses untuk e-bisnis adalah untuk mengintegrasikan teknologi mereka dengan menyatukan komputer mereka dan infrastruktur TI. Ada banyak sistem yang tersedia untuk perusahaan yang mendukung aplikasi e-bisnis, beberapa diantaranya adalah: intranets, extranets, Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Application Integration (EAI), Customer Relationship Management (CRM), and Supply Chain Management (SCM)

INTRAnet

• Intranet adalah jaringan perusahaan yang didasarkan pada model internet

• Menggunakan teknologi internet untuk keperluan komunikasi internal elektronik

Intranet - Sebuah intranet dapat digunakan untuk menyebarkan informasi yang berguna seperti:

• Directory of staff and contact numbers

• List of company rules and regulations

• Information on company procedures and processes

• Up-dated information on products, prices, availability and quality

• Staff development information

• Company news

• Job vacancies

• Intranet juga dapat digunakan sebagai platform untuk aplikasi bisnis.

• Total biaya kepemilikan (TCO) adalah biaya pengelolaan sistem informasi secara keseluruhan.

• Beberapa manfaat lain dari menggunakan intranet meliputi:

• The global reach of the medium

• Low cost of access

• Low cost of software;

• Low cost of hardware;

• Capability for being run on all platforms;

• Standardized file transfer, document creation and network protocol;

• Reduction in paper costs.

Extranet

Sebuah extranet adalah jaringan yang dipilih menghubungkan sumber daya perusahaan dengan pelanggan, pemasok dan mitra, menggunakan internet atau jaringan pribadi untuk berkomunikasi dengan intranet organisasi lain. Ini akan memberikan akses informasi tentang harga, ketersediaan produk, spesifikasi, waktu pengiriman, dll ke pelanggannya.

Salah satu penggunaan yang paling umum dari extranet adalah untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan akan dapat dicapai dengan menggunakan middleware sebagai system integrator.  Middleware adalah perangkat lunak yang dirancang untuk memfasilitasi komunikasi antara aplikasi bisnis. Penerapan teknologi middleware ini disebut sebagai Enterprise Application Integration (EAI)

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah software lintas fungsional terpadu yang mengubah industri, distribusi, keuangan, sumber daya manusia dan proses bisnis perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, fleksibilitas dan, pada akhirnya, profitabilitas.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak ERP untuk mengelola pengadaan elektronik kebutuhan mereka termasuk mengumpulkan informasi tentang ketersediaan pasokan, pengaturan biaya, waktu pengiriman, penilaian kualitas dan perbandingan harga antara pemasok yang berbeda

Enterprise Application Integration (EAI)

EAI adalah aplikasi e-bisnis lintas-fungsional yang mengintegrasikan aplikasi front-office, seperti CRM, dengan aplikasi back-office, seperti manajemen sumber daya perusahaan. Software EAI (sering digambarkan sebagai 'middleware') memungkinkan pengguna untuk mengontrol proses bisnis yang terlibat dalam interaksi antara aplikasi bisnis yang berbeda.

Ada juga komponen middleware untuk EAI yang memfasilitasi konversi data dan koordinasi, komunikasi aplikasi dan service massage. For example, the rules can regulate the entire supply chain process.Ketika order diterima serangkaian proses aplikasi beroperasi termasuk pengendalian persediaan, penagihan, pengiriman dan pemenuhan. Departemen terkait dalam suatu organisasi disiagakan secara otomatis, seperti akuntansi, distribusi, pergudangan, dll, sehingga mengintegrasikan aplikasi front dan back-office.

Ada manfaat nyata yang akan diperoleh dari sistem terpadu yang menghubungkan aplikasi dalam suatu organisasi:

Pertama, memungkinkan perusahaan untuk merespon dengan cepat dan efisien untuk perubahan kondisi bisnis dan variasi permintaan dari pelanggan.

Kedua, proses penjualan lebih cepat dan lebih efektif dengan menggunakan EAI dan membantu sesuai dengan kebutuhan pelanggan untuk produk yang tersedia, sehingga menambah nilai kepada pelanggan dan membantu untuk membangun loyalitas merek

Ketiga, manfaat EAI untuk semua pihak sepanjang rantai pasokan, serta pelanggan, karena waktu respon lebih cepat dan memfasilitasi koordinasi yang lebih baik.

Customer Relationship Management (CRM)

A successful CRM strategy relies on highly motivated staff to maximize the potential that the technology brings to the business.

Customer Relationship Management (CRM) adalah aplikasi e-bisnis lintas-fungsional yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses yang terkait dengan pelanggan seperti penjualan, pemasaran langsung, penanganan rekening, manajemen order dan dukungan pelanggan

critical success factors for the successful implementation of a CRM strategy

• The first of these is invariably the most difficult to achieve
• A key cultural change factor is the need for everyone in the organization to have a customer-orientated view of the business
• A successful CRM strategy also needs a robust and flexible architecture
• Another critical success factor is human resources
• Finally, to bring these criteria together requires strong leadership skills

WHY CRM FAIL

too many firms have failed to capitalize on the potential that the technology offers because of failures in managing one or more of the critical success factors. For example, firms may install the right technology but fail to adapt their corporate culture to one that is customer focused. Mostly, firms do not spend enough on the technology and fail to acquire or train staff to utilize it effectively

Supply Chain Management (SCM)

Supply Chain Management (SCM) refers to the management of interrelationships with other businesses along the supply chain that combine to produce and sell products to customers

benefits to be gained in managing the supply chain

• Greater visibility across the supply chain, improving inventory management
• Better understanding of demand conditions through electronic point-of-sale (EPOS) technology. This increases efficiency in planning and maintains stability in the supply chain;
• Streamlined order processing that promotes supply chain lead-time reduction
• Intranets and extranets can also be used to build relationships between suppliers, partners and customers, and EAI can integrate the business applications that underpin supply chain management.
• A supply chain life-cycle includes a process of committing to a contract to deliver a product; undertaking a schedule for delivering the product; manufacturing the product and then, finally, delivering the finished product

integrated solution for SCM

Management skills for e-business

• Leadership